Mengenal Apa Itu MoM, Berikut Jenis hingga Cara Membuatnya!

Minutes of Meeting atau MoM adalah sebuah catatan yang berisi mengenai detail-detail penting dalam sebuah rapat. Biasanya MoM digunakan oleh perusahaan atau organisasi yang mencatat hasil diskusi dalam bentuk formal.

Poin-poin dalam MoM biasanya berisi topik, gagasan, dan kesimpulan. Catatan ini juga harus memuat segala informasi secara akurat dan detail. Pasalnya, nantinya akan digunakan kembali pada meeting berikutnya dan melihat bagaimana perkembangannya.

Mungkin beberapa dari kamu ada yang bertanya, apa sih perbedaan MoM dan notulen? Pasalnya secara tugas memang mirip sama-sama mencatat saat rapat. Nah, biar gak bingung berikut penjelasannya:

Minutes of Meeting:

• Mencatat dengan bahasa formal.
• Perlu melampirkan transkrip rapat.
• Mengikuti template resmi.
• Memerlukan persetujuan pihak tertentu karena akan dibagikan ke anggota rapat.

Notulen:

• Mencatat dengan bahasa informal.
• Tidak perlu melampirkan transkrip rapat.
• Tidak perlu mengikuti template resmi.
• Tidak perlu persetujuan beberapa pihak.

Untuk jenis MoM terbagi menjadi dua, yaitu formal dan informal. Lalu bagaimana penjelasan masing-masing? Simak berikut ini.

MoM untuk formal

Diadakan perusahaan saat rapat resmi seperti rapat pemegang saham, rapat komite, rapat tahunan perusahaan, dll. Pencatatan bentuknya formal dengan bahasa baku. Terkadang beberapa perusahaan memiliki template khusus atau panduan resmi untuk Minutes of Meeting.

MoM informal

Sifatnya seperti rapat harian. Penulisannya bebas dan tidak perlu sesuai panduan. Tapi tetap disajikan secara jelas dan detail.

Agar hasil pencatatan bisa jelas dan dipahami oleh banyak pihak, ada beberapa informasi yang harus ada di dalamnya. Apa saja? Berikut di antaranya:

• Tanggal dan waktu
• Lokasi
• Judul atau tema besar rapat
• Peserta (hadir dan tidak hadir)
• Hal yang didiskusikan: perihal yang disetujui, yang akan dikerjakan dan nama orang yang bertanggung jawab atasnya. Lalu mencakup apa yang masih dipikirkan atau ditolak, bisnis atau projek baru yang sedang dirancang atau akan berlangsung, tanggal dan waktu rapat berikutnya.

Pada dasarnya saat membuat MoM ada tiga tahapan. Tentunya tahapan ini harus kamu persiapkan agar proses pencatatan berjalan lancar. Berikut penjelasannya:

Sebelum rapat

Pilih format atau template, siapkan alat seperti laptop, alat tulis, dan lainnya yang kamu butuhkan untuk membuat MoM. Jangan lupa baca agenda rapat dan memahami alurnya. Cari tahu topik yang dibahas sehingga nantinya kamu sudah punya gambaran.

Saat rapat berlangsung

Catat peserta yang hadir dan tidak. Catat waktu mulai dan berakhirnya. Kemudian tulis detail rapat termasuk pendapat atau masukan dari peserta. Pencatatan harus bersifat objektif dan hindarilah menambahkan opini pribadi.

Setelah rapat

Baca ulang, periksa isi dan ejaannya. Pastikan susunannya sudah rapi. Setiap nama anggota rapat sudah tercantum. Kamu juga boleh meminta bantuan kepada anggota untuk membaca dan memeriksa. Jika sudah, serahkan MoM ke orang yang bertanggung jawab.

MoM adalah singkatan Minutes of Meeting. Tentunya sekarang kamu sudah paham apa yang dimaksud dengan MoM ya. Semoga artikel ini bermanfaat!