5 Etika Rapat Hybrid yang Wajib Dikuasai, Biar Tetap Profesional

Datang tepat waktu adalah etika universal yang berlaku di semua bentuk rapat. Namun, dalam rapat hybrid, keterlambatan terasa lebih mengganggu karena peserta online bisa menunggu dalam diam tanpa tahu apa yang sedang terjadi di ruang fisik. Keterlambatan juga membuat kesan pertama profesionalitasmu jadi menurun.

Kalau kamu bergabung secara online, pastikan koneksi internet stabil dan aplikasi meeting sudah dibuka sebelum rapat dimulai. Bagi yang hadir di kantor, usahakan duduk di kursi lebih awal agar tidak terdengar gaduh di mikrofon. Dengan begitu, rapat bisa berjalan lancar tanpa gangguan teknis maupun kebisingan.

Salah satu tantangan rapat hybrid adalah menjaga interaksi tetap terasa personal. Saat berbicara, biasakan menatap kamera laptop agar rekan online merasa dilibatkan. Kalau hanya menatap layar atau catatan, lawan bicara bisa merasa kamu kurang fokus.

Membiasakan diri menatap kamera memang terasa canggung di awal. Namun, kebiasaan kecil ini bisa meningkatkan kualitas komunikasi profesional. Kamu akan terlihat lebih percaya diri sekaligus menghargai kehadiran rekan kerja yang tidak berada di ruangan fisik.

Kebisingan kecil seperti suara ketikan, notifikasi, atau orang lewat di belakangmu bisa mengganggu jalannya rapat. Karena itu, penting untuk menyalakan fitur mute saat kamu tidak sedang berbicara. Aturan sederhana ini menunjukkan kepedulianmu pada kelancaran komunikasi.

Selain itu, jangan lupa mematikan mute sebelum berbicara agar suaramu terdengar jelas. Banyak momen canggung terjadi hanya karena peserta lupa menyalakan mikrofon saat ingin menyampaikan pendapat. Dengan disiplin pada hal kecil seperti ini, rapat hybrid akan terasa lebih efektif.

Sering kali rapat hybrid lebih fokus pada orang yang hadir di kantor, sementara peserta online hanya jadi pendengar pasif. Untuk menghindari hal ini, usahakan memberi kesempatan yang sama kepada semua orang. Misalnya dengan memanggil nama rekan yang ada di online agar mereka merasa dilibatkan.

Kalau kamu sebagai peserta online, jangan ragu menyela dengan sopan atau mengangkat tangan lewat fitur raise hand. Interaksi timbal balik seperti ini menciptakan suasana rapat yang adil dan menyenangkan. Semua orang, baik WFH maupun WFO, merasa punya kontribusi yang sama.

Meski terpisah layar, ekspresi wajah dan bahasa tubuh tetap punya peran besar dalam rapat hybrid. Senyum kecil atau anggukan kepala bisa memberi sinyal positif bahwa kamu mendengarkan dengan seksama. Jangan biarkan wajahmu terlihat datar sepanjang rapat karena itu bisa dianggap kurang antusias.

Bagi yang hadir di kantor, jaga bahasa tubuh agar tidak mengabaikan kamera. Sesekali tatap arah perangkat agar rekan online tetap merasa terhubung. Dengan begitu, komunikasi tetap hangat dan semua peserta merasa dihargai.

Menjaga etika rapat hybrid bukan hanya soal teknis, tapi juga soal sikap profesional yang mencerminkan kepedulian pada rekan kerja. Semakin kamu terbiasa dengan aturan kecil ini, semakin lancar interaksi kerja akan terjalin. Yuk biasakan lima etika sederhana ini agar rapat hybrid berjalan efektif, inklusif, dan nyaman untuk semua orang.