Excel punya 1001 rumus dan fitur yang bisa digunakan untuk mempermudah pekerjaan. Salah satunya adalah drop down list untuk membuat daftar cara otomatis. Sebagai contoh, kamu bisa membuat drop down list dengan pilihan "Ya" dan "Tidak" . Jadi, dalam inputnya, kamu tidak perlu menuliskan kata tersebut satu per satu.
Cara membuat drop down list di Excel pun mudah. Ada dua trik yang bisa diterapkan untuk mendapatkan menu gulir ini.Yuk, langsung saja ikuti langkah-langkahnya!
Untuk membuat drop down list secara manual, kamu tinggal memasukkan kategori yang dibutuhkan pada menu. Fitur Combo Box ini bisa dibuat tanpa memasukkan rumus melalui opsi Data Validation. Nah, agar tidak bingung, langsung ikuti saja langkah-langkah berikut:
Jalankan aplikasi Microsoft Excel di perangkatmu, lalu buka dokumennya
Pilih atau select sel sesuai lokasi yang ingin ditambahkan drop down list
Di bagian bar menu atas, buka menu Data
Geser ke samping hingga menemukan Data Tools
Pilih opsi Data Validation untuk menampilkan jendela pengaturan
Pada sub bagian Settings akan muncul pilihan menu "Allow"
Pilih opsi List atau Daftar
Pada bagian Source, isi kategori sesuai kebutuhan, lalu pisahkan dengan tanda titik koma (;). Sebagai contoh, untuk pilihan ganda, tuliskan a; b; c; d; dan seterusnya
Bubuhkan tanda centang pada opsi "Ignore blank" dan "In-cell dropdown" yang ada di samping kolom source
Atur sub bagian Input Message atau Error Alert jika diperlukan. Keduanya, merupakan teks singkat yang menunjukkan fitur drop down list aktif pada suatu sel dan apabila ada eror yang tidak sesuai dengan pengaturan validasi
Jika sudah, klik 'OK' untuk menyimpan pengaturan.
Kamu akan mendapati tanda panah terbalik di bagian kanan sel yang dipilih. Itu merupakan tanda bahwa sel telah memiliki drop down list seperti yang diatur. Pilihan kategorinya akan sesuai dengan data yang kamu masukkan pada kolom source.
Jangan lupa untuk selalu memisahkan pilihan kategori menggunakan titik koma (;) jika pengaturannya memakai bahasa Indonesia. Namun, jika bahasa Inggris gunakan tanda koma (,).
Punya banyak data dan ingin dibuat drop down list? Tentu akan ribet kalau harus input satu per satu. Excel juga punya fitur untuk mempersingkat input datanya. Caranya, gunakan saja fitur Data Range Source sebagai pengganti input source manual di poin sebelumnya.
Cara membuat drop down list di Excel menggunakan range source dengan mengambil sumber dari kolom yang berisi data. Pilihan ini juga bisa diaplikasikan jika sumber data berasal dari sheet berbeda. Begini langkah-langkahnya:
Jalankan aplikasi Microsoft Excel dan buka dokumennya
Setelah proses memuat selesai, pastikan telah memiliki data yang akan dijadikan kategori pilihan. Jika belum, kamu bisa membuatnya terlebih dahulu atau menyiapkan dari sheet lain
Pilih atau select sel sesuai lokasi yang ingin ditambahkan drop down list
Di bagian bar menu atas, buka menu Data
Geser ke samping hingga menemukan kelompok menu Data Tools
Pilih opsi Data Validation untuk memunculkan jendela pengaturan
Sama seperti cara sebelumnya, setelah muncul option box Data Validation
Pada sub bagian Settings akan muncul pilihan menu Allow
Pilih opsi List atau Daftar
Untuk memasukkan Source, cukup ketikkan kode kolom dan baris yang ada datanya. Misalnya, pilihan data berada di kolom C mulai baris 2 hingga 7. Maka di source box-nya diisi → =$A$2:$C$5. Sesuaikan lokasi kolom dan baris dengan data milikmu
Centang pada opsi "Ignore blank" dan "In-cell dropdown" yang ada di samping kolom source
Klik OK untuk menyimpan pengaturan. Sudah, deh.
Perlu dipahami, ada beberapa catatan penting yang harus kamu perhatikan ketika mengatur drop down list di Excel menggunakan data range. Nah, inilah catatannya:
Pada tahap 9, selalu awali source box dengan simbol sama dengan (=)
Sisipkan tanda dolar ($) untuk mengunci kolom dan baris yang dipilih
Gunakan tanda titik dua (:) sebagai instruksi 'sampai' bagi Excel. Kalau yang dituliskan tanda koma atau titik koma, Excel akan mengenalinya sebagai instruksi 'dan'.
Bagaimana jika hendak menambah pilihan kategori? Kamu bisa mengubahnya di jendela Data Validation dan memasukkan kategori tambahan pada kolom source. Untuk lebih jelasnya, perhatikan cara berikut:
Pilih sel yang ingin diubah kategorinya
Di bagian bar menu atas, buka menu Data
Geser ke samping hingga menemukan kelompok menu Data Tools
Pilih opsi Data Validation untuk memunculkan jendela pengaturan
Di bagian Source, masukkan kategori tambahan. Jika kamu mengikuti cara membuat drop down list di Excel secara manual, maka cukup ketikkan kategori tambahannya. Jika menggunakan data range, ubah kode kolom dan baris sesuai kategori tambahannya. Misal =$A$2:$A$7 menjadi =$A$2:$A$8
Jika ingin mengubah pengaturan di semua sel, maka centang boks "Apply these changes to all other cells with the same settings"
Klik OK untuk menyimpan pengaturan.
Saat mengeklik tanda panah ke bawah di samping sel, kamu akan mendapati kategori baru yang sudah ditambahkan. Cara ini bisa kamu gunakan setiap kali membutuhkan kategori baru di seluruh sel atau sel tertentu.
Itulah cara membuat drop down list di Excel secara manual dan menggunakan data range. Bagaimana, menurutmu mudah atau sulit, nih? Cocok banget buat menambah pengetahuan seputar fungsi Excel. Semoga membantu pekerjaanmu, ya!