10 Cara Mengelola Cash Flow agar Bisnismu Lebih Profitable
Dalam menjalankan bisnis pasti ada yang dinamakan cash flow (arus kas). Secara sederhana arus kas diartikan sebagai kumpulan transaksi keluar dan masuk uang dalam sebuah bisnis.
Cash flow merupakan sebuah komponen penting dalam perusahaan atau bisnis. Besaran arus kas sangat menentukan laba bersih yang akan didapatkan oleh perusahaan atau bisnis kamu. Oleh sebab itu, arus kas perlu dikelola dengan baik dan hati- hati agar bisnismu dapat berjalan dan berkembang lebih cepat.
Untuk itu kamu bisa menyimak sepuluh cara mengelola cash flow berikut ini untuk menjaga bisnismu tetap sehat dan menguntungkan.
1. Ketahui Breakeven Point dari bisnismu
Dengan merencanakan secara pasti besaran angka breakeven point (BEP) dalam bisnismu, kamu akan lebih mudah mengukur jumlah pasti biaya yang perlu dikeluarkan. Dengan begitu, kamu juga bisa mengukur secara pasti angka pendapatan atau nilai penjualan yang perlu kamu dapatkan di masa mendatang.
Kamu dapat menggunakan nilai BEP untuk menentukan harga produk, serta dapat membantumu mengetahui peningkatan atau penurunan harga sekecil apapun yang dapat mempengaruhi bisnismu di tingkat dasar.
2. Daripada membeli, sebaiknya menyewa peralatan jika memungkinkan
Salah satu biaya yang cukup besar dalam sebuah bisnis atau perusahaan berasal dari biaya pembelian peralatan. Sebuah bisnis tentu tidak akan bisa berjalan tanpa adanya peralatan untuk menjalankan kegiatan operasional perusahaan. Tentu mengurangi biaya peralatan ini tidaklah mudah, kamu perlu membuat perencanaan yang matang dan sangat tergantung pada skala bisnismu.
Namun, kamu tetap memiliki opsi untuk bisa mengurangi biaya tersebut, yaitu dengan melakukan sewa peralatan. Beberapa peralatan seperti komputer atau kendaraan dapat kamu sewa saja daripada membelinya. Dengan menyewa kamu dapat mengganti-ganti peralatan tersebut dengan yang terbaru lebih mudah, namun dengan biaya yang lebih sedikit jika dibanding dengan membeli baru.
3. Gunakan software akuntansi online
Software akuntansi sangatlah penting dalam sebuah bisnis. Tentu akan lebih mudah melakukan pencatatan transaksi dan pembuatan laporan keuangan dengan menggunakan software. Namun kebanyakan software tersebut berbayar jika ingin mendapatkan fitur yang maksimal dan kualitas yang baik bagi perusahaan.
Jangan khawatir, kamu tetap memiliki pilihan untuk bisa mengelola arus kas dan mengurangi biaya dengan cara beralih ke penggunaan software akuntansi online. Dengan sistem penyimpanan berbasis cloud akan lebih memudahkan perusahaanmu untuk memantau overhead serta memberi akses secara real time ke saldo akun dan utang-utang pelanggan.
4. Buat rencana pembayaran untuk pelanggan
Membuat perencanaan pembayaran untuk pelanggan juga sangat penting untuk dilakukan. Hal ini akan berkaitan dengan pemasukan uang dalam bisnismu, terutama jika bisnis yang kamu jalankan berupa jasa.
Kamu bisa membuat kebijakan seperti pembayaran uang muka di awal, lalu pembayaran setengah saat proses pengerjaan jas. Sisanya di akhir saat semua jasa sudah selesai kamu lakukan. Jika sistem pembayaran dibuat secara jelas, maka akan mempermudah kamu dalam mengelola arus kas masuk dari setiap transaksi.
5. Kirimkan tagihan sesegera mungkin ke pelanggan
Jika pelangganmu memiliki transaksi utang, kirimkanlah tagihan (invoice) sesegera mungkin kepada mereka. Semakin cepat kamu mengirim tagihan, semakin cepat kamu menerima pembayaran dari mereka.
Setiap customer bisa saja lupa tentang transaksi utang mereka, untuk itu kamu perlu sesegera mungkin mengirim invoice, lalu buat pengingat jika mereka tidak segera menyelesaikan transaksi tersebut. Tidak menunda mengirim tagihan kepada pelanggan merupakan salah satu cara yang cukup efektif untuk mengelola arus kas.
6. Beri insentif pada pelanggan yang membayar lebih awal
Saat diberikan invoice, para customer bisa saja tetap menunda pembayaran. Untuk itu, kamu bisa menawarkan beberapa keuntungan atau reward jika mereka membayar di awal, ataupun jika mereka tidak melewati batas waktu pembayaran.
Kamu bisa menawarkan diskon, bonus poin, atau freebies lainnya. Dengan begitu pelanggan akan merasa lebih dihargai dan terdorong untuk membayar lebih cepat dari batas waktu yang ditentukan. Arus kas masuk pun akan menjadi lebih lancar.
7. Bekerjasama hanya dengan pelanggan yang memiliki riwayat kredit baik
Jika perusahaanmu ingin menerima calon pelanggan yang hendak bertransaksi secara kredit dalam jumlah besar, ada baiknya kamu memeriksa riwayat kredit yang pernah mereka lakukan.
Kamu bisa memeriksa laporan status pembelian mereka pada sebuah perusahaan perkreditan, atau dapat memeriksanya secara online namun biasanya berbayar. Riwayat kredit biasanya memuat data pelanggan, pengalaman pembayaran dengan supplier lain, putusan pengadilan negeri dan tingkat rekomendasi kredit.
8. Buat jadwal pembayaran yang berbeda-beda
Dalam berbisnis tentu perusahaanmu juga akan melakukan transaksi kredit alias berutang kepada supplier lainnya. Hal itu akan sangat berpengaruh terhadap kondisi arus kas bisnismu.
Jika selama ini kamu menerapkan pembayaran di satu waktu yang sama sekaligus setiap bulannya, maka cobalah membuat jadwal pembayaran di hari yang berbeda-beda dalam satu bulan. Dengan begitu, akan mencegah perusahaanmu kehabisan budget jika terjadi hal-hal yang tidak terduga.
Akan tetapi kamu juga perlu mempertimbangkan tanggal jatuh tempo atau batas pembayaran dari setiap transaksi, agar tidak menimbulkan kerugian tambahan dari penjadwalan tersebut.
9. Siapkan dana kas cadangan
Tips kesembilan untuk mengelola arus kas adalah dengan menyiapkan dana kas cadangan. Prosesnya sama dengan dana darurat untuk keuangan pribadi. Kamu perlu menyisihkan dana cadangan sebesar biaya selama tiga sampai enam bulan untuk bisnismu.
Hal ini dilakukan untuk mencegah dampak yang lebih buruk jika suatu waktu perusahaanmu mengalami masalah dalam menjalankan bisnis. Adanya dana cadangan tersebut akan membuat bisnismu tetap bertahan dalam periode yang singkat selagi kamu berusaha memperbaiki keadaan. Akan tetapi pastikan untuk selalu mengisi kembali dana cadangan tersebut setelah digunakan.
10. Hindari penggunaan kas kecil dan kartu kredit perusahaan secara berlebihan
Terakhir, perhatikan penggunaan kas kecil dan kartu kredit perusahaan dengan seksama. Laporan atas penggunaan kedua hal tersebut harusnya jelas. Kartu kredit perusahaan haruslah digunakan pada hal- hal yang memang berkaitan dengan transaksi utama bisnis atau customer.
Kas kecil juga sebaiknya tidak digunakan secara berlebihan. Sebaiknya siapkan dana cadangan untuk biaya makan siang karyawan, atau melakukan reimburse pada karyawan setelah membeli barang-barang tertentu untuk bisnismu.
Manajemen arus kas perlu dilakukan dengan perencanaan yang baik. Beberapa cara di atas dapat kamu terapkan pada bisnis atau perusahaanmu, namun kamu tetap perlu menyesuaikan dengan skala bisnis dan budaya bisnis yang mungkin sudah ada dalam bisnismu. Semoga bermanfaat.
