Contoh Notulensi Rapat, Format dan Cara Membuat!

ilustrasi seseorang yang sedang menulis (pexels.com/Judit Peter)

Notulen rapat adalah ringkasan jalannya suatu rapat, diskusi, seminar, atau sidang dari awal hingga akhir. Tak hanya itu, hal-hal yang dibicarakan dan diputuskan sepanjang rapat juga akan ditulis dalam notulensi.

Selain itu, notulen juga bisa diartikan sebagai catatan singkat terkait jalannya sebuah rapat atau persidangan hingga hal-hal yang dibahas dan diputuskan. Dalam hal ini orang yang bertugas harus benar-benar fokus dan menyimak jalannya rapat.

ilustrasi notulen (pexels.com/George Milton)

Biasanya notulensi ditulis secara ringkas, padat, jelas, dan sistemasitis. Pasalnya, segala pembahasan harus masuk di dalamnya dengan bahasa yang mudah dipahami dan tidak terlalu panjang, sehingga mudah untuk dipahami. Berikut beberapa fungsi notulensi rapat.

• Bukti tertulis rapat atau sidang, baik telah mencapai kesimpulan atau belum
• Mengukur kesuksesan rapat atau sidang apa pun hasilnya.
• Sebagai pedoman pelaksanaan hasil keputusan rapat atau sidang.

ilustrasi baca notulen pertemuan (pexels.com/Mikhail Nilov)

Format penulisan notulensi harus mencantumkan beberapa poin penting. Biasanya, catatan ini ditulis dalam kertas ukuran A4 dengan font bersifat resmi dan kop di atasnya. Berikut format penulisan notulensi.

• Judul: Menerangkan jenis rapat atau sidang yang dilaksanakan. Contoh Rapat Dewan, Rapat Internal, Rapat Perwakilan, dan dll.
• Nama-nama peserta: Nama peserta yang hadir harus ditulis sekaligus mencatat apa yang mereka sampaikan.
• Notula atau notulis: Nama notula harus dicantumkan sebagai bentuk pertanggungjawaban dan bukti jika suatu hari terjadi masalah dalam pelaksanaan keputusan rapat.
• Keterangan waktu: Ditulis secara jelas kapan rapat atau sidang dilaksanakan yang terdiri dari hari, tanggal, dan jam bila diperlukan.
• Lokasi atau tempat rapat: Ditulis lengkap di mana rapat atau sidang dilaksanakan. Jika secara daring, maka ditulis aplikasi virtual meeting yang digunakan.
• Agenda: Memuat poin-poin utama yang dibicarakan dalam rapat.
• Hasil rapat: Harus tertulis sebagai dokumentasi tertulis atau terekam.
• Kesimpulan: Berupa gagasan yang tercapai pada akhir pembahasan. Penulisan dalam bentuk poin-poin singkat, padat, dan jelas.
• Follow up dan person in charge (PIC): Harus dilengkapi poin-poin follow up yang harus ditindaklanjuti dan pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam pelaksanaannya.
• Penerima notulen: Memuat nama penerima notulen rapat sebagai pihak yang harus mengetahui hasil rapat tersebut.

ilustrasi notulen (Unsplash/ NeONBRAND)

Dalam membuat notulensi perlu ada persiapan agar ketika proses penulisan semua bisa berjalan secara rapi dan sistematis. Lalu apa saja langkah-langkahnya? Simak berikut ini.

1. Lakukan persiapan dan pastikan sebelum rapat sudah tahu apa agenda yang akan dibahas. Siapkan catatan, alat tulis atau laptop untuk mencatat.
2. Manfaatkan template notulensi yang sudah ada, sehingga memudahkan kamu dalam proses menulis poin-poin rapat.
3. Catat siapa saja yang hadir mulai dari ketua dan wakil ketua, sekretaris, notulis hingga nama-nama peserta.
4. Tuliskan apa saja poin pembahasan selama rapat dan ide-ide pokok dari pembahasan tersebut. Mulai dari keputusan, kesepakatan sampai langkah/tindakan selanjutnya.
5. Bila saat diskusi terjadi debat, tuliskan perspektif peserta secara ringkas dan hasil keputusan yang dibuat. Jangan lupa catat siapa dan bagaimana keputusan diambil.
6. Pastikan yang kamu tulis adalah fakta, maka kamu harus bisa membedakan mana pernyataan opini dan fakta.
7. Catat apa kesepakatan yang dicapai dari rapat, mulai siapa yang bertanggung jawab, sumber daya yang dibutuhkan, kapan akan dimulai dan berakhir, lalu bagaimana peninjauan terhadap perkembangan keputusan yang dilakukan.
8. Sebelum kamu mengirimkan hasil notulensi rapat, cek sekali lagi agar tidak ada yang terlewat.

Ilustrasi notulensi (pexels.com/Andrea Piacquadio)

Setelah tahu fungsi, format penulisan sampai dengan langkah membuat, kini kamu juga harus tahu contoh notulensi rapat agar lebih paham. Jadi kamu akan tahu seperti apa bentuknya nanti. Berikut salah satu contohnya.

Notulen Rapat Tim Sales Marketing PT Mantap Jaya Maret 2023

• Tanggal: 02 Maret 2023
• Waktu: 10.00 WIB sampai 12.00 WIB
• Tempat: Ruang Rapat 1, Gedung PT Mantap Jaya (Jl. Mantap No.5, Yogyakarta)

Tujuan Pembahasan: Perencanaan Strategi Sales Marketing Tahun 2023

Anggota yang Hadir:

• Toko (Marketing Manager),
• Tini (Tim Marketing),
• Tana (Sales Promotion),
• Taka (Sales Marketing), dan
• Tika (Sales Marketing).

Pembahasan:

• Mengevaluasi strategi sales marketing yang sudah dijalankan.
• Menentukan strategi yang lebih efektif untuk tahun 2023.

Hasil Keputusan:

• Memperkenalkan value baru dalam produk. Tim sales promotion harus mengangkat manfaat dan kegunaan lain dari produk dalam kegiatan pemasaran untuk menarik minat konsumen baru.
• Menjalankan promo beli dua gratis satu. Kegiatan ini harus segera diselesaikan sebelum 5 Oktober  2023.

Notulis: Lala

Itulah tadi cara membuat, fungsi hingga contoh notulensi rapat. Bagi kamu yang suka dengan tulis menulis, mungkin cocok berkerja sebagai notulen.