Pengertian TOR, Tujuan, dan Cara Membuatnya

Menurut laman My Management Guide, TOR adalah kerangka acuan kerja yang memuat pernyataan seputar urgensi dan tujuan dari suatu usulan proyek kegiatan. Dalam manajemen proyek, TOR jadi dokumen strategi yang secara rinci menjabarkan jenis kegiatan, susunan acara, serta keahlian yang diperlukan untuk kebutuhan proyek.

Pada intinya, TOR adalah dokumen yang digunakan untuk menetapkan peran dan tanggung jawab dari pihak-pihak yang terlibat. TOR  juga memuat panduan tentang prosedur pengerjaan, diikuti sistem pelaporan yang terkait dengan suatu proyek.

Kerangka acuan kerja ini umumnya diperlukan untuk pengambilan keputusan tingkat manajemen. Ini berlaku baik untuk kepentingan internal maupun proyek yang melibatkan stakeholders eksternal. 

TOR dapat ditulis untuk berbagai tujuan. Dilansir End Drowning, pembuatan TOR bisa ditujukan bagi para pemangku kepentingan, misalnya panitia proyek, kandidat pembicara, para penyandang dana, hingga penanggung jawab utama. Kerangka acuan kerja ini dikembangkan oleh kelompok atau organisasi yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan suatu kegiatan.

Secara rinci, tujuan pembuatan TOR adalah sebagai berikut:

• Menguraikan dengan jelas maksud dan landasan perencanaan kegiatan atau proyek.
• Memastikan semua pemangku kepentingan menyadari tanggung jawab dan ekspektasi mereka selama keberlangsungan kegiatan atau proyek.
• Menyatukan kepentingan di bawah satu sasaran yang sama.
• Meningkatkan kepatuhan dan akuntabilitas di antara sesama pemangku kepentingan.

TOR yang ideal membuat pembaca bisa memahami aspek 5W+1H. Aspek tersebut mencakup apa, siapa, mengapa, kapan, di mana, dan bagaimana keterlibatan mereka di dalam proyek yang akan dijalankan.

Setiap proyek memiliki panduan TOR yang berbeda, tetapi umumnya memiliki struktur yang serupa. Merujuk laman End Drowning, struktur isi yang perlu dicantumkan dalam TOR adalah:

• Latar Belakang: 

Memuat ide, konsep, dan landasan di balik suatu perencanaan proyek. Di bagian ini juga bisa ditambahkan penjelasan terkait dasar hukum dan kebijakan yang mendasari perencanaan proyek.

• Lingkup Pekerjaan: 

Bagian ini memuat komponen utama dari rencana proyek, berupa nama pelaksana dan populasi sasaran dari proyek yang direncanakan. 

• Metodologi: 

Menyoroti berbagai komponen penting yang bisa mendukung pencapaian proyek, mulai dari metode yang digunakan, bagaimana bentuk implementasinya, seperti apa proses evaluasinya, hingga pencantuman dokumen pendukung yang terkait dengan rencana proyek.

• Tata Kelola dan Akuntabilitas:

Bagian ini menguraikan struktur manajemen yang direncanakan serta daftar persetujuan yang diperlukan dalam keberlangsungan proyek.

• Kualifikasi: 

Memaparkan rincian kriteria keterampilan yang perlu dimiliki oleh pihak-pihak yang terlibat di dalam pelaksanaan proyek.

• Target:

Menuliskan daftar target yang harus dicapai oleh proyek tersebut. Bagian ini memuat rencana pembuatan laporan, jadwal dan pencapaian, serta rencana untuk pertemuan dan diskusi kemajuan proyek.

• Anggaran:

Memuat rencana anggaran biaya yang diperlukan selama keberlangsungan proyek. Rincian anggaran yang bisa dimasukkan antara lain adalah akomodasi perjalanan, biaya fasilitas yang diperlukan, penggantian biaya, transportasi, insentif pembicara, dan sebagainya.

• Tingkat Pelaksanaan:

Menambahkan rincian estimasi waktu yang diperlukan untuk pengembangan dan pelaksanaan proyek.

TOR harus disusun secara rapi agar keseluruhan informasi seputar rencana proyek dapat tersampaikan dengan jelas. Selain mengikuti ketentuan struktur isi yang telah dikemukakan, beberapa cara yang harus diperhatikan dalam pembuatan TOR adalah:

• Buatlah judul secara jelas dan singkat agar mudah dipahami oleh pembaca. Judul TOR ini mengacu pada tema atau nama proyek yang akan dilaksanakan.
• Susunlah latar belakang dalam bentuk beberapa paragraf yang secara ringkas membahas gambaran umum proyek, alasan di balik pelaksanaan proyek, dan peran pemangku kepentingan dalam kegiatan proyek.
• Rincikan tujuan secara gamblang. Isilah bagian ini dengan ekspektasi pencapaian yang ingin didapat dengan mencantumkan jumlah target secara kuantitatif dan kualitatif.
• Terakhir, buatlah hasil secara spesifik dan jelas. TOR harus menguraikan rincian data yang harus dihasilkan pemangku kepentingan yang terlibat serta kerangka waktu keberlangsungan proyek nantinya.

Berikut adalah contoh TOR kegiatan mahasiswa, yaitu pelatihan dalam bentuk seminar online.

TERMS OF REFERENCE 

Hard Skill Training “Link Yourself with LinkedIn”

Generasi Baru Indonesia (GenBI) Universitas XXX

1. Latar Belakang

   Persaingan kerja dalam skala global saat ini menuntut mahasiswa untuk menjadi seseorang yang memiliki kemampuan lebih untuk bersaing, terlebih dalam membangun personal branding yang mumpuni.

   Dari sekian banyak platform media sosial yang digunakan mahasiswa dalam membangun personal branding, LinkedIn dinilai menjadi salah satu platform utama yang digunakan oleh para perekrut/tim Human Resource Development (HRD) perusahaan untuk melihat karakter dan kemampuan calon pekerja.

   Mengetahui pentingnya memiliki kemampuan self branding melalui profil LinkedIn, GenBI Komisariat Universitas XXX bermaksud menyelenggarakan Hard Skill Training dalam webinar bertajuk “Link Yourself with LinkedIn”.

2. Pelaksanaan Kegiatan

   Hari, Tanggal : Kamis, 13 Juli 2023

   Waktu : 09.00 - selesai

   Tempat : Zoom

3.  Nama Pembicara

    Alvin Txxxx

4. Materi Presentasi - Bagaimana LinkedIn berbeda dari platform media sosial lainnya
   - Apa yang perlu dipertimbangkan sebelum menulis profil LinkedIn
   - Cara menemukan dan menggunakan berbagai fungsi LinkedIn
   - Cara menggunakan jaringan LinkedIn secara paralel dengan face-to-face networking
   - Indikator standar penilaian profil LinkedIn yang baik
5. Peserta- Target audiens primer acara ini adalah mahasiswa Universitas XXX yang juga merupakan anggota GenBI XXX berumur 20-22 tahun. Target audiens sekunder kami adalah mahasiswa dan anggota GenBI dari universitas lain yang berada dalam satu Korkom XXX. Total target peserta acara kami adalah 80-120 orang.

6. Penutup
   Demikian Term of Reference mengenai kegiatan pelatihan yang kami rencanakan, untuk informasi lebih lanjut, silakan menghubungi penyelenggara kegiatan. Sekian dan terima  kasih.

   Contact Person: Public Relation of Program

   Ixxxx Nxxxx

   08xxxxxx / ixxxxnxxx@gmail.com

Dapat disimpulkan bahwa TOR adalah dokumen yang menguraikan parameter proyek atau kegiatan tertentu. Kerangka acuan kerja ini dapat dibuat sesederhana atau sedetail mungkin, tergantung pada ruang lingkup proyek yang akan dilaksanakan. 

Memiliki TOR sejak awal perencanaan proyek akan membantu memastikan bahwa semua orang yang terlibat mengetahui apa yang diperlukan dan dapat mengoptimalkan kerja sama tim untuk mencapai hasil yang diinginkan. Siapkan TOR untuk memperoleh hasil proyek yang lebih optimal!