Dalam menjalani keseharian tidak bisa dipungkiri kita bersinggungan dan berperan langsung dalam pemanfaatan kertas baik untuk keperluan tulis menulis hingga percetakan. Berkembangnya teknologi membuat pencatatan kertas mulai beralih menjadi digital.
Istilah paperless mungkin terdengar tidak asing, usaha untuk menggunakan kertas lebih sedikit bahkan tidak sama sekali. Adapun keuntungan yang bisa disumbangkan ketika seseorang mulai beralih ke cara ramah lingkungan ini.
Menerapkan sistem paperless memang menjadi opsi yang sehat baik untuk lingkungan maupun kehidupan. Menggunakan sedikit kertas berarti ikut berkontribusi dalam menjaga lingkungan. Perlu diketahui kayu adalah bahan utama dalam pembuatan tiap lembar kertas.
Dengan paperless seseorang akan membantu mengurangi polusi udara, pencemaran hingga dampak lain yang mungkin ditimbulkan dari pemanfaatan hutan untuk produk kertas. Kontribusi sekecil apapun pasti akan menimbulkan dampak yang baik.
Sudah menjadi keunggulan utama dalam menerapkan paperless adalah efisiensi, bentuk efisiensi disini mulai dari sisi biaya hingga waktu. Sudah bisa dipastikan jika beralih dari konvensional (kertas) ke pemanfaatan teknologi akan lebih memangkas biaya pembelian ATK mulai dari kertas, tinta print dan sejenisnya.
Dalam sisi waktu seseorang akan lebih cepat untuk pemrosesan sebuah dokumen baik dalam pencatatan, penyimpanan hingga penyuntingan sebuah dokumen. Jika menggunakan kertas saat ada revisi seseorang akan mencetak ulang dengan kertas baru, sedangkan dalam paperless tinggal edit secara mudah dan simpan ulang.
Anggaran guna mencetak sebuah dokumen laporan mungkin dialokasikan dalam rupiah yang tidak sedikit. Untuk itu paperless sangat mendukung dalam penghematan biaya yang dikeluarkan oleh seseorang untuk biaya fotokopi dan lain-lain.
Biaya yang sebelumnya digunakan bisa diubah dan dialokasikan untuk keperluan lainnya yang membutuhkan pembiayaan lebih. Selain itu paperless mencegah pemborosan kertas dengan penyuntingan suatu dokumen secara online maupun offline baik melalui perangkat handphone dan komputer yang terstruktur.
Paperless sangat berperan untuk minimkan penyimpanan lembar atau eksemplar dokumen yang biasanya membutuhkan space tersendiri yang aman agar terhindar dari kerusakan baik air, suhu, udara hingga api. Seseorang akan membutuhkan lemari arsip, rak, loker ataupun meja yang bisa menampung dokumen dengan baik.
Dengan menerapkan sistem minim kertas seseorang cukup membuat folder dalam perangkat ponsel maupun komputernya untuk menyimpan beberapa file. Dengan itu proses penyimpanan makin cepat, mudah dan minim resiko.
Paperless dapat menyimpan dokumen secara otomatis melalui perangkat digital yang memudahkan penggunanya. Selain itu proses digital ini juga membuat pembaharuan data lebih cepat atau secara real time. Seseorang tidak perlu menunggu pencetakan ulang yang memakan waktu cukup lama.
Kecepatan distribusi informasi masa kini sudah berubah pesat. Paperless akan membantu proses untuk seseorang mengakses segala informasi yang disediakan lebih baik. Digital sharing memudahkan pekerjaan dan lebih efisien dan optimal.
Daya atau dampak yang ditimbulkan dalam paperless atau pengurangan konsumsi kertas ini sangat besar mulai dari menghemat lebih banyak waktu, menghemat biaya yang akibatnya dapat meningkatnya produktivitas.
Namun tidak bisa dipungkiri bahwa sistem ini juga memiliki risiko mulai dari file yang disimpan digital terkena virus dan kemungkinan dokumen hilang atau diretas oleh pihak yang tidak bertanggungjawab. Sehingga dalam penerapannya harus dilengkapi dengan keamanan atau piranti yang bisa mengamankan berkas yang tersedia.
Banyak hal baik yang bisa kita persiapkan untuk menjaga keseimbangan bumi dengan menerapkan paperless. Selain itu efisiensi dalam pekerjaan yang berhubungan dengan dokumen akan lebih berjalan dengan terstruktur. Yuk mulai dari dirimu!