Bagian Administrasi: Pengertian, Tugas, dan Kiat Suksesnya

Bekerja sebagai staf administrasi, mungkin tampak remeh. Padahal jika administrasi tidak dikerjakan dengan baik, kelancaran operasional perusahaan sangat terpengaruh.

Tugas administratif yang mendasar mencakup semua sektor kerja yang amat penting berupa seluruh kegiatan service kantor, penyediaan sarana, serta service administrasi perkantoran.

Tugas bagian administrasi tergantung pada sektor operasional perusahaan serta wilayah kerja administrasi yang dijalankan. Namun secara umum, tugas bagian administrasi mencakup mencatat, memeriksa, membukukan, mengagendakan semua kegiatan administratif.

Jika berminat menjadi bekerja di bagian administrasi, Kamu harus memiliki keterampilan dan kompetensi agar bisa bekerja secara maksimal. Berikut di antara keterampilan dan kompetensi yang harus dimiliki:

1. Teliti

Karena kerja-kerja administratif berkaitan dengan pencatatan, merekap dan mengorganisir berbagai kegiatan operasional perusahaan, serta bertanggung jawab menyusun agenda kerja perusahaan, maka seorang staf administrasi harus teliti. Ketelitian dibutuhkan agar setiap kegiatan tidak terlewatkan yang dapat menghambat kegiatan operasional. 

2. Cermat dan tenang

Selain teliti, bekerja di bagian administrasi harus cermat dan tenang terutama ketika bekerja di tengah tekanan. Mengingat besarnya peran administrasi, diperlukan orang dengan mental kuat untuk dapat bekerja di kondisi apa pun. Jika tidak, banyak pekerjaan akan menjadi kacau yang artinya bisa mengacaukan pula kegiatan operasional perusahaan.

3. Dapat bekerja sama dengan tim

Bagian administrasi tidak dapat dikerjakan satu orang. Oleh karenanya, dibutuhkan orang yang dapat bekerja sama dalam tim untuk kelancaran tugas-tugas administrasi. Selain bekerja dalam tim, staf administrasi juga bekerja dengan pihak eksternal perusahaan. Kesulitan yang sering terjadi adalah benturan sifat satu dengan yang lain perlu adanya toleransi.

Tugas dan kerja-kerja serta keterampilan yang harus dimiliki staf bagian administrasi, memang bukan pekerjaan mudah. Dibutuhkan kecermatan dalam menjalankan setiap pekerjaan, terlebih karena harus bekerja dengan banyak orang. Kamu butuh kiat sukses dalam menjalankan tugas bagian administrasi.

1. Bisa mengoperasikan aplikasi dengan efektif

Seorang staf bidang administrasi perlu mengikuti perkembangan teknologi yakni dapat mengoperasikan aplikasi administrasi. Setidaknya, dia harus menguasai aplikasi komputer seperti Microsoft Excel, Microsoft Word, Power Point, Publisher dan lain sebagainya.

Akan lebih baik jika terus mengikuti perkembangan teknologi aplikasi, sebab saat ini kian banyak aplikasi yang memudahkan kerja-kerja administrasi.

2. Menjaga hubungan baik dengan sesama rekan kerja

Pertama, karena bagian administrasi dikerjakan tim, maka menjaga hubungan dengan rekan kerja sangat pentinhbuntuk menjalankan pekerjaan dengan baik. Kuncinya, membangun komunikasi yang baik agar tidak terjadi miss komunikasi yang menghambat kerja dalam tim.

Perlu skill komunikasi yang baik untuk dapat membangun komunikasi. Kamu bisa mengasah skill komunikasi secara bertahap. Hal ini juga berlaku juga untuk menjalin komunikasi dengan klien.

3. Membuat skala prioritas kerja

Pekerjaan bagian administrasi sangat banyak. Agar tidak keteteran, penting memiliki manajemen waktu yang baik agar semua pekerjaan selesai secara efektif dan efisien. Caranya dengan memprioritaskan pekerjaan yang perlu dikerjakan lebih dulu dan bisa dikerjakan belakangan. Hal tersebut dapat membantu kamu memiliki ritme kerja yang tepat serta tugas-tugas selesai pada waktunya.

4. Disiplin waktu

Mengingat pekerjaan yang banyak, staf bagian administrasi harus bisa memanfaatkan waktu yang dimiliki sebaik mungkin. Mulai dari berangkat ke kantor tepat waktu, sangat penting mengatur jadwal pribadi dan pekerjaan dengan tepat untuk menjalankan tugas dengan baik.

Tanpa kedisiplinan waktu, akan banyak pekerjaan yang menumpuk dan keteteran bahkan tidak tercapai sesuai target. Tentu hal tersebut berpengaruh pada penilaian kinerja yang jadi buruk.

5. Membuat daftar kegiatan

Agar tidak ada agenda yang terlewatkan, staf administrasi perlu membuat daftar kegiatan untuk dilakukan setiap harinya. Setidaknya dia harus tahu apa saja yang akan dikerjakan hari ini. Dengan demikian, pekerjaan dapat terorganisasi dengan baik dan tidak ada yang terlewat.

Dalam membuat daftar ini, staf administrasi perlu tetap mempertimbangkan skala prioritas agar pekerjaan dapat dijalankan secara efisien.

6. Menjaga kesehatan diri sendiri

Banyaknya pekerjaan yang harus dikerjakan staf bidang administrasi, menuntut untuk memiliki daya tahan tubuh yang kuat. Maka, menjaga kesehatan diri sendiri tidak boleh dilupakan agar dapat selalu fokus dalam melakukan pekerjaan.

Terlebih bekerja sebagai administrator, diperlukan ketelitian dan kecermatan agar dapat bekerja secara maksimal. Maka, mulailah pola hidup sehat dengan komsumsi makanan sehat dan rajin berolahraga. 

Demikian untuk mengetahui bagian administrasi yang pasti ada di semua sektor perusahaan. Pentingnya peran bagian ini sangat berpengaruh pada kinerja operasional perusahaan. Tertarik bekerja di bagian administrasi?