Surat resmi adalah surat yang dibuat dan dipergunakan untuk keperluan yang sifatnya resmi. Surat ini bisa dikeluarkan oleh instansi, perorangan, kelompok, lembaga atau organisasi.
Surat resmi juga dijadikan bukti hitam di atas putih, pengingat suatu kegiatan, bukti sejarah, maupun pedoman kerja. Untuk ini surat resmi ini memiliki struktur penulisan yang cukup kaku dan formal. Berikut cara membuat surat resmi yang benar dengan mudah.
Kop surat atau kepala surat terbilang penting karena menunjukkan dari mana surat tersebut berasal. Jadi, pastikan keberadaan kop surat itu selalu ada dan lengkap agar penerima mendapatkan informasi yang jelas.
Berikut ini beberapa hal yang harus ada dalam kop surat:
Penulisan kop surat ini pun juga ada yang rata tengah atau rata samping. Kembali lagi kepada kebijakan setiap perusahaan atau instansi terkait.
Setiap kode dalam nomor surat memiliki arti masing-masing. Untuk itu kamu harus bisa menulis nomor surat dengan benar. Pada umumnya, di dalam nomor surat pasti terdapat informasi seputar bulan, tahun, dan kode dari instansi.
Tentunya sifat nomor surat ini bebas, tidak ada pedoman yang saklek. Umumnya nomor surat memiliki poin di bawah ini:
Setiap harus harus memiliki informasi seputar tempat dan tanggal yang menyatakan kapan surat tersebut ditulis. Lokasi penulisan surat bisa berada di pojok kanan atau kiri atas surat. Contoh penulisannya: Jakarta, 23 Maret 2022.
Yang tidak boleh terlupakan adalah nama dan alamat pihak tertuju. Alih-alih menggunakan "Kepada", lebih baik menggunakan "Yth". Untuk menghormati atasan atau relasi kerja, gunakan sebutan setelah nama.
Contoh:
Yth. Bapak Udin Samsudin
Jalan Teukur Umur Nomor 100
Jakarta
Yth. HRD
PT. Suka Maju
Jalan Kebahagiaan No. 5
Jakarta
Biasanya setelah menulis nomor surat, kamu harus menyertakan perihal dan lampiran. Kedua poin ini harus sesuai dengan isi surat tersebut.
Misalnya kamu harus membuat surat undangan rapat untuk eksternal. Berikut ini contohnya:
Perihal: Rapat Wali Murid
Lampiran: 1 Halaman
Setiap surat resmi pasti memiliki salam pembuka dan penutup. Pada akhir ucapan salam pembuka selalu dibubuhkan tanda koma, bukan titik. Berikut ini beberapa contoh salam pembuka yang bisa kamu gunakan:
Sementara penutup surat sifatnya singkat, tegas, dan tidak bertele-tele. Untuk itu, kamu bisa menggunakan beberapa referensi penutup di bawah ini:
Saat masuk ke dalam tubuh surat, pastikan kamu langsung menuliskan inti dari surat tersebut. Setelah salam pembuka, berikan beberapa kalimat pengantar sebelum masuk pada inti.
Setelah itu, isi pokok surat berisi maksud atau tujuan pembuat surat. Gunakan kalimat yang jelas sehingga penerima bisa mengerti. Lalu, tutup dengan kesimpulan dan harapanmu atas uraian isi di atas.
Surat resmi akan dianggap sah apabila ada tandatangan pejabat yang berwenang, mislanya pimpinan perusahaan. Untuk itu, selalu sertakan nama jelas dari penanda tangan tanpa kurung.
Kamu juga bisa memberi keterangan tambahan berupa jabatan atau nomor induk di bawah nama terang. Terakhir, bubuhi dengan stempel instansi terkait.
Itulah cara membuat surat resmi yang benar. Mudah, kan? Yuk, perhatian poin-poin di atas!