2 Cara Membuat Drop Down List di Excel dan Cara Editnya
ilustrasi Ms. Excel (pexels.com/mikhail nilov)
Follow IDN Times untuk mendapatkan informasi terkini. Klik untuk follow WhatsApp Channel & Google News
Excel punya 'seribu satu' rumus dan tools yang bisa mempermudah pekerjaanmu. Salah satunya adalah drop down list, yang membuatmu tidak perlu memasukkan data satu per satu. Cukup sekali input, lalu pilih sesuai yang dibuat. Sebagai contoh, kamu bisa memberikan pilihan 'Ya' dan 'Tidak' dengan drop down list, cukup buat opsinya tanpa mengetik satu per satu.
Cara membuat drop down list di Excel pun mudah. Ada dua trik yang bisa kamu terapkan untuk mendapatkan menu gulir di sheet-mu.Yuk, langsung saja ikuti langkah-langkahnya!
1. Cara membuat drop down list di Excel secara manual
ilustrasi cara membuat drop down link di Excel (IDN Times/Laili Zain Damaika)Untuk membuat drop down list di Excel secara manual, kamu tinggal memasukkan kategori yang dibutuhkan pada tools yang disediakan. Fitur yang disebut sebagai combo box ini, bisa dibuat tanpa memasukkan rumus melalui opsi 'Data Validation'. Nah, agar tidak bingung, langsung ikuti saja langkah-langkah berikut.
- Jalankan aplikasi Microsoft Excel di perangkatmu lalu buka dokumennya. Bisa dokumen baru ataupun dokumen yang sudah ada
- Pilih atau select sel sesuai lokasi yang ingin ditambahkan drop down list
- Di bagian bar menu atas, buka menu 'Data'
- Geser ke samping hingga menemukan 'Data Tools'
- Pilih opsi 'Data Validation' untuk menampilkan jendela pengaturan
- Setelah muncul option box 'Data Validation', pada sub bagian 'Settings' akan muncul pilihan menu 'Allow' atau 'Perbolehkan'
- Pilih opsi 'List' atau 'Daftar'
- Pada bagian 'Source', isi kategori sesuai kebutuhan, lalu pisahkan dengan tanda titik koma (;). Sebagai contoh, untuk pilihan ganda, maka tuliskan a; b; c; d; dan seterusnya
- Bubuhkan tanda centang pada opsi 'Ignore blank' dan 'In-cell dropdown' yang ada di samping kolom source
- Atur sub bagian 'Input Message' atau 'Error Alert' jika diperlukan. Keduanya, merupakan teks singkat yang menunjukkan fitur drop down list aktif pada suatu sel dan apabila ada eror yang tidak sesuai dengan pengaturan validasi
- Jika sudah, klik 'OK' untuk menyimpan pengaturan.
Kamu akan mendapati tanda panah terbalik di bagian kanan sel yang dipilih. Itu merupakan tanda bahwa sel telah memiliki drop down list seperti yang diatur. Pilihan kategorinya akan sesuai dengan data yang kamu masukkan pada kolom source.
Jangan lupa untuk selalu memisahkan pilihan kategori menggunakan titik koma (;) jika pengaturannya memakai bahasa Indonesia. Namun, jika bahasa Inggris gunakan tanda koma (,). Sebab, salah ketik, data tidak akan muncul sebagai pilihan, malah jadi satu kategori saja. Selain itu, kamu juga harus mencentang pilihan ignore blank dan in-cell dropdown agar tanda centang terbaliknya muncul di sel yang dipilih.
Baca Juga: Cara Copy Paste di Excel agar Hasilnya Sama, Catat!
2. Cara membuat drop down list di Excel dengan Data Range Source
ilustrasi cara membuat drop down list di Excel (IDN Times/Laili Zain Damaika)Editor’s picks
Punya banyak data dan ingin dibuat drop down list? Tentu, akan ribet kalau harus input satu per satu. Excel juga punya tools untuk mempersingkat input datanya. Caranya, gunakan saja fitur 'Data Range Source' sebagai pengganti input source manual di poin sebelumnya.
Cara membuat drop down list di Excel menggunakan range source dengan mengambil sumber dari kolom yang berisi data. Pilihan ini juga bisa kamu aplikasikan jika sumber data berasal dari sheet berbeda. Begini langkah-langkahnya:
- Jalankan aplikasi Microsoft Excel dan buka dokumennya
- Setelah proses memuat selesai, pastikan telah memiliki data yang akan dijadikan kategori pilihan. Jika belum, kamu bisa membuatnya terlebih dahulu atau menyiapkan dari sheet lain
- Pilih atau select sel sesuai lokasi yang ingin ditambahkan drop down list
- Di bagian bar menu atas, buka menu 'Data'
- Geser ke samping hingga menemukan kelompok menu 'Data Tools'
- Pilih opsi 'Data Validation' untuk memunculkan jendela pengaturan
- Sama seperti cara sebelumnya, setelah muncul option box 'Data Validation', pada sub bagian 'Settings' akan muncul pilihan menu 'Allow' atau 'Perbolehkan'
- Pilih opsi 'List' atau 'Daftar'
- Untuk memasukkan 'Source', cukup ketikkan kode kolom dan baris yang ada datanya. Misalnya, pilihan data berada di kolom C mulai baris 2 hingga 7. Maka di source box-nya diisi → =$A$2:$C$5. Sesuaikan lokasi kolom dan baris dengan data milikmu
- Centang pada opsi 'Ignore blank' dan 'In-cell dropdown' yang ada di samping kolom source
- Klik 'OK' untuk menyimpan pengaturan. Sudah, deh.
Kamu punya drop down list sesuai kategori dari data. Ada beberapa catatan penting yang harus kamu perhatikan ketika mengatur drop down list di Excel menggunakan data range. Nah, inilah catatannya:
- Pada tahap 9, selalu awali source box dengan simbol sama dengan (=)
- Sisipkan tanda dolar ($) untuk mengunci kolom dan baris yang dipilih
- Gunakan tanda titik dua (:) sebagai instruksi 'sampai' bagi Excel. Kalau yang dituliskan tanda koma atau titik koma, Excel akan mengenalinya sebagai instruksi 'dan'.
Bonus: cara mengedit drop down list
ilustrasi edit drop down link (IDN Times/Laili Zain Damaika)Bagaimana jika hendak menambah pilihan kategori? Kamu bisa mengubahnya di jendela 'Data Validation' dan memasukkan kategori tambahan pada kolom source. Untuk lebih jelasnya, perhatikan cara berikut:
- Pilih sel yang ingin diubah kategorinya
- Di bagian bar menu atas, buka menu 'Data'
- Geser ke samping hingga menemukan kelompok menu 'Data Tools'
- Pilih opsi 'Data Validation' untuk memunculkan jendela pengaturan
- Di bagian 'Source', masukkan kategori tambahan. Jika kamu mengikuti cara membuat drop down list di Excel secara manual, maka cukup ketikkan kategori tambahannya. Jika menggunakan data range, ubah kode kolom dan baris sesuai kategori tambahannya. Misal =$A$2:$A$7 menjadi =$A$2:$A$8
- Jika ingin mengubah pengaturan di semua sel, maka centang boks 'Apply these changes to all other cells with the same settings'
- Klik 'OK' untuk menyimpan pengaturan.
Saat mengklik tanda panah ke bawah di samping sel, kamu akan mendapati kategori baru yang sudah ditambahkan. Cara ini bisa kamu gunakan setiap kali membutuhkan kategori baru di seluruh sel atau sel tertentu.
Itu tadi cara membuat drop down list di Excel secara manual dan menggunakan data range. Bagaimana, menurutmu mudah atau sulit, nih? Cocok banget buat menambah pengetahuan seputar fungsi Excel. Semoga membantu pekerjaanmu, ya!
Baca Juga: 5 Cara Freeze Excel, Mengunci Kolom dan Baris Saat Digulir
Berita Terkini Lainnya
