Apa Itu Account Executive? Kenali Jobdesk, KPI, dan Cara Closingnya

Singkatnya, Account Executive atau AE adalah bagian dari tim sales yang menangani peluang penjualan, memahami kebutuhan customer, dan membantu prosesnya sampai tercapai kesepakatan. Kata account di sini merujuk pada customer atau perusahaan yang ditangani.

AE menjadi penghubung antara kebutuhan calon customer dan solusi yang ditawarkan perusahaan. Karena itu, pekerjaannya bisa mencakup presentasi, menyusun penawaran, negosiasi, hingga berkoordinasi dengan tim yang akan menjalankan layanan.

Misalnya, sebuah bisnis sedang mencari software stok barang. AE perlu memahami jumlah gudang, kendala pencatatan, dan siapa saja yang akan memakai software tersebut. Informasi ini menjadi dasar untuk menawarkan paket yang sesuai.

Jadi, tanggung jawabnya bisa lebih luas daripada aktivitas penjualan yang hanya menerima pesanan. Ada kebutuhan yang perlu digali, pertanyaan yang harus dijawab, dan proses pembelian yang perlu didampingi.

Meski begitu, AE tidak otomatis punya posisi lebih tinggi daripada semua tenaga sales. Pembagian tugasnya mengikuti perusahaan. Ada yang fokus mencari customer baru, ada juga yang ikut mengembangkan penjualan dari customer lama.

Perlu kamu ketahui, sales adalah fungsi penjualan secara luas, AE merupakan salah satu peran di dalamnya, sedangkan business development berfokus pada pengembangan peluang bisnis. Jadi, ketiganya saling berkaitan.

Biar tidak terasa seperti tiga istilah untuk pekerjaan yang sama, coba lihat perbandingan berikut.

Ada juga istilah business development representative, yang dikenal juga sebagai BDR atau Bisdev. Dalam sebagian tim sales, BDR lebih khusus mencari dan menilai calon customer sebelum peluangnya diteruskan ke AE. Sementara itu, business development secara luas bisa mencakup ekspansi pasar dan kemitraan.

Kalau di sebuah bisnis tugas-tugas ini masih dipegang orang yang sama, itu bisa terjadi. Yang perlu diperjelas adalah siapa yang membuka peluang, siapa yang melanjutkan pembicaraan, dan siapa yang bertanggung jawab setelah transaksi.

Jobdesk account executive adalah mengelola peluang penjualan agar kebutuhan customer bisa mencapai penawaran yang tepat. Supaya prosesnya berjalan, ada beberapa tanggung jawab yang biasanya ditangani AE.

Kembali ke contoh software stok, customer mungkin hanya mengatakan, “Stok kami sering tidak cocok.”

Maka dari itu, AE perlu menggali lebih jauh: apakah barang keluar belum tercatat, data antargudang berbeda, atau proses input terlalu lambat? Dari situ, AE bisa menyiapkan pembahasan yang relevan. Customer pun lebih mudah memahami manfaat produk karena contoh yang diberikan dekat dengan masalah sehari-harinya.

AE tentunya membutuhkan software CRM untuk menyimpan informasi customer, memantau perkembangan penjualan, dan mengatur follow-up. CRM sendiri merupakan singkatan dari customer relationship management.

Bayangkan seorang AE sedang menangani beberapa calon customer sekaligus. Ada yang baru bertanya, ada yang sudah mengikuti demo produk, menunggu proposal, atau sedang meminta persetujuan atasan. Mengandalkan ingatan saja tentu membuat detail penting mudah terlewat.

Di sinilah CRM membantu. Riwayat komunikasi dan perkembangan setiap peluang bisa dicatat agar AE maupun tim terkait memahami apa yang perlu dilakukan berikutnya.

Ada tiga istilah yang sering muncul dalam proses ini:

Dengan catatan tersebut, AE punya alasan yang jelas saat menghubungi customer. Pembicaraannya bisa langsung membahas pemindahan data, bukan terus-menerus bertanya, “Jadi bagaimana Bapak, apakah bisa dilanjut?”

Ingat, data di CRM harus selalu up-to-date. Sistem ini akan memberikan nilai terbaik jika isinya jujur mencerminkan kondisi nyata, termasuk saat customer menunda pembelian atau memutuskan bahwa produk kita belum pas untuk mereka."

AE membutuhkan hard skill untuk menguasai produk dan proses penjualan, serta soft skill untuk memahami dan berkomunikasi dengan customer. Soalnya, dua kemampuan ini dipakai bersamaan dalam pekerjaan sehari-hari.

Hard skill account executive

Hard skill adalah kemampuan teknis yang membantu AE bekerja dengan tepat, seperti:

Misalnya, customer bertanya apakah software bisa terhubung dengan sistem kasirnya. AE perlu paham product knowledge atau mengajak tim teknis memeriksa kebutuhan tersebut sebelum memberikan jawaban.

AE juga perlu memahami proses bisnis customer. Untuk software stok, misalnya, pemahaman tentang penerimaan barang, perpindahan antargudang, dan pencatatan penjualan membantu AE memberikan contoh penggunaan yang lebih tepat.

Soft skill account executive

Soft skill membantu AE menghadapi orang dengan kebutuhan dan gaya komunikasi yang berbeda. Beberapa yang penting adalah:

Satu hal yang tidak kalah penting adalah kemampuan menghadapi penolakan. Tidak semua calon customer akan membeli produk yang ditawarkan. Ada yang merasa harganya belum sesuai, ada yang menunda proyek, bahkan ada yang akhirnya memilih kompetitor.

Daripada langsung menganggapnya sebagai kegagalan, AE bisa mencari tahu alasan di balik keputusan tersebut. Dari sana, AE dapat mengevaluasi pendekatan penjualan sekaligus menentukan apakah peluang tersebut masih relevan untuk ditindaklanjuti di kemudian hari. Jadi, AE yang baik bukan selalu orang yang paling banyak bicara, tetapi orang yang tahu kapan harus bertanya, mendengarkan, dan memberikan solusi.

KPI account executive adalah indikator untuk melihat apakah sasaran kerjanya tercapai dan proses penjualannya berjalan efektif.

Lewat KPI, bisnis bisa melihat hasil kerja dengan lebih jelas. Beberapa metrik yang dapat digunakan adalah pencapaian target, win rate, rata-rata nilai transaksi, dan durasi proses penjualan.

Supaya kebayang, ada seorang AE memiliki target penjualan sebesar Rp100 juta dalam satu bulan. Setelah periode tersebut berakhir, ia berhasil menghasilkan nilai kesepakatan Rp80 juta dari delapan transaksi.

Berarti, pencapaian targetnya adalah:

Sementara itu, rata-rata nilai transaksinya mencapai Rp10 juta.

Sekarang, anggap AE tersebut menangani 20 peluang yang sudah memiliki hasil akhir. Delapan berhasil menjadi kesepakatan, sedangkan 12 lainnya tidak berlanjut.

Maka, win rate-nya adalah:

Angka tersebut menunjukkan bahwa 40% peluang yang sudah selesai berhasil menjadi transaksi. Namun, jangan buru-buru menilai performa AE hanya dari satu angka.

Misalnya, seorang AE memiliki win rate tinggi tetapi nilai transaksinya relatif kecil. Sementara itu, AE lainnya menangani proyek bernilai besar yang membutuhkan negosiasi lebih panjang. Keduanya tentu perlu dinilai berdasarkan karakteristik pekerjaan dan target masing-masing.

Ada juga kondisi ketika AE sudah melakukan banyak meeting tetapi hanya sedikit peluang yang berlanjut ke tahap penawaran. Nah, daripada langsung meminta AE memperbanyak meeting, perusahaan perlu mencari tahu penyebabnya. Apakah calon customer memang sesuai target pasar? Apakah kebutuhannya sudah dipahami? Atau justru penawaran produknya kurang relevan?

Begitu pula jika proposal sudah banyak dikirim tetapi hanya sedikit yang berhasil closing. Masalahnya bisa terletak pada harga, kecocokan solusi, persaingan, atau proses persetujuan customer. Perlu diperhatikan juga, dasar penghitungan target harus jelas. Nilai kontrak yang ditandatangani, pendapatan yang diakui, dan uang yang sudah diterima perusahaan merupakan hal berbeda.

Jadi, KPI bukan sekadar angka untuk menilai siapa yang paling banyak closing, tetapi juga membantu perusahaan mengetahui bagian mana dari proses penjualan yang perlu diperbaiki.

Sudah melakukan meeting, memberikan demo, dan mengirim proposal, tetapi customer masih belum memberikan keputusan? Situasi seperti ini cukup sering terjadi dalam proses penjualan, terutama ketika produk atau layanan membutuhkan biaya besar dan melibatkan banyak pihak.

Nah, strategi closing membantu AE menyelesaikan hal-hal yang masih menjadi pertimbangan customer sebelum mencapai kesepakatan. Namun, closing bukan berarti harus terus mendesak customer agar segera membeli.

Ada beberapa pendekatan yang bisa dilakukan.

1. Cari tahu apa yang membuat customer masih ragu

Ketika customer mengatakan, "Harganya mahal," jangan langsung menawarkan diskon. Bisa jadi masalahnya bukan semata-mata harga. Mungkin budget perusahaan mereka belum tersedia, ada penawaran kompetitor yang sedang dibandingkan, atau customer belum memahami manfaat produknya.

Daripada menebak-nebak, coba tanyakan:

"Kalau boleh tahu, yang paling jadi pertimbangan sekarang biaya awalnya atau manfaat yang akan didapat?"

Dari jawaban tersebut, AE bisa menentukan pembahasan yang lebih sesuai.

2. Tunjukkan manfaat yang benar-benar dibutuhkan

Customer biasanya lebih tertarik mengetahui bagaimana produk membantu menyelesaikan masalahnya daripada mendengarkan daftar fitur yang terlalu panjang. Misalnya, sebuah perusahaan kesulitan mengelola stok dua gudang.

Daripada hanya menyebutkan bahwa software memiliki fitur manajemen inventaris, AE bisa menunjukkan demo bagaimana perpindahan barang antargudang dicatat dan dipantau. Kalau manfaatnya bisa dihitung, jelaskan juga asumsi perhitungannya. Jangan membuat janji penghematan yang belum memiliki dasar.

3. Pahami siapa yang mengambil keputusan

Orang yang mengikuti meeting belum tentu memiliki kewenangan untuk menyetujui pembelian. Bisa jadi mereka masih harus berdiskusi dengan bagian keuangan, kepala operasional, atau pemilik perusahaan.

Karena itu, AE dapat bertanya:

"Kalau dari tim internal, biasanya siapa saja yang perlu ikut meninjau proposal ini?"

Dengan begitu, AE bisa membantu menyiapkan informasi yang dibutuhkan setiap pihak. Misalnya, kepala operasional ingin memastikan software mudah digunakan, sedangkan bagian keuangan lebih tertarik mengetahui total biaya berlangganan dan implementasinya.

4. Buat kesepakatan tentang langkah berikutnya

Meeting yang berjalan lancar belum tentu menghasilkan transaksi jika tidak ada tindak lanjut yang jelas. Sebelum pertemuan selesai, AE sebaiknya memastikan apa yang akan dilakukan berikutnya.

Contohnya, customer mengirimkan contoh data gudang, tim teknis melakukan pemeriksaan, lalu hasilnya dibahas bersama pada pertemuan selanjutnya. Cara ini membuat kedua pihak tahu apa yang sedang dikerjakan dan kapan pembicaraan akan dilanjutkan.

5. Sesuaikan penawaran jika memang diperlukan

Bagaimana kalau customer merasa paket yang ditawarkan terlalu besar untuk kebutuhannya? AE bisa membahas pilihan paket lain, jumlah pengguna, atau penerapan layanan secara bertahap jika memang tersedia dan sesuai kebijakan perusahaan.

Namun, setiap perubahan perlu dijelaskan dengan transparan, termasuk dampaknya terhadap fitur, harga, dan layanan yang diterima. Ketika seluruh pembahasan sudah selesai, pastikan kembali ruang lingkup pekerjaan, biaya, jadwal, serta proses persetujuannya.

Ingat, customer yang mengatakan "Kayaknya cocok" belum tentu sudah resmi menyetujui pembelian. Jadi, closing yang baik bukan tentang membuat customer terpaksa mengatakan iya, tetapi membantu mereka mengambil keputusan dengan informasi yang jelas.

Kalau pada akhirnya customer setuju membeli dan kontrak berhasil ditandatangani. Apakah pekerjaan AE langsung selesai?

Belum tentu!

Setelah closing, ada proses penting yang disebut handover, yaitu penyerahan informasi dari tim penjualan kepada tim yang akan menangani customer berikutnya. Tujuannya agar janji dan kesepakatan selama proses penjualan benar-benar dipahami oleh tim pelaksana.

Kembali ke contoh pembelian software stok barang, informasi yang perlu diteruskan bisa meliputi:

Bayangkan kalau selama meeting AE sudah menjanjikan bantuan pemindahan data, tetapi tim implementasi tidak pernah menerima informasi tersebut. Tentu customer bisa kecewa kan, karena layanan yang diterima tidak sesuai harapan.

Karena itu, handover yang rapi membantu proses kerja sama berjalan lebih lancar tanpa membuat customer harus mengulang seluruh kebutuhannya dari awal. AE juga sebaiknya memperkenalkan tim yang akan mengambil alih dan menjelaskan siapa yang bisa dihubungi jika ada pertanyaan berikutnya.

Lalu, apakah AE masih perlu menangani customer setelah proses tersebut? Jawabannya tergantung struktur perusahaan.

Di beberapa bisnis, AE masih terlibat dalam penambahan layanan atau perpanjangan kontrak. Sementara itu, perusahaan lain menyerahkan hubungan berikutnya kepada account manager atau tim customer success. Ada pula istilah key account management, yaitu pengelolaan customer yang dianggap strategis bagi perusahaan.

Customer strategis tidak selalu berarti customer dengan nilai pembelian terbesar. Potensi kerja sama jangka panjang, kebutuhan layanan, dan kontribusinya terhadap perkembangan bisnis juga bisa menjadi pertimbangan. AE dapat membantu mengenali peluang pengembangan tersebut, tetapi prosesnya tetap membutuhkan koordinasi dengan tim yang bertanggung jawab.

Jadi, pekerjaan account executive sebenarnya tidak hanya soal berhasil menjual produk. Ada kebutuhan customer yang harus dipahami, penawaran yang perlu dijelaskan, hingga kesepakatan yang harus dipastikan bisa dijalankan.

Sekarang, coba bayangkan kalau kamu menjadi customer. Tentu lebih nyaman berhadapan dengan AE yang benar-benar memahami masalahmu daripada seseorang yang terus mengejar keputusan pembelian, bukan?

Nah, di situlah nilai seorang account executive: bukan cuma membantu perusahaan mencapai target sales, tetapi juga memastikan customer merasa yakin dengan solusi yang mereka pilih.