Keberadaan apa itu dana kas kecil menjadi kebutuhan yang sangat penting dalam menjalankan bisnis atau usaha. Kas kecil ini adalah salah satu bagian pada manajemen keuangan perusahaan, sehingga mempunyai faktor yang sangat krusial.
Dengan melihat manajemen keuangan maka akan mengetahui riwayat pergerakan dana baik dari pemasukan hingga pengeluaran yang terjadi. Semua data dikelola dengan baik dan dilakukan pengolahan yang menghasilkan informasi data valid.
Dana kas kecil sebenarnya uang kas yang telah tersedia guna membayar seluruh transaksi pada perusahaan baik itu dengan nilai kecil ataupun besar. Dana kas kecil ini biasanya dilakukan penyimpanan dalam peti atau box karena seringnya digunakan untuk sehari-hari.
Pemegang dana kas kecil dalam sebuah perusahaan biasanya disebut kasir atau mereka yang diberikan tugas dan tanggung jawab untuk mengelola keuangan tersebut. Ketersediaan ini guna menjaga kelancaran dalam menggunakan dana kas kecil serta memastikan tidak adanya penyelewengan.
Setelah mengetahui apa itu dana kas kecil, kita perlu tahu prosedur dalam menggunakannya pada perusahaan. Berikut inilah beberapa prosedur yang harus dilakukan jika menggunakan kas kecil:
1. Pembentukan dana kas kecil
Dalam membentuk dana kas kecil tentulah terdapat poin penting yang harus diperhatikan sebelumnya, yaitu:
2. Pembayaran dengan dana kas kecil
Pemegang kas kecil memiliki kewenangan untuk mengeluarkan kas selama hal itu tidak menjadi penyelewengan dan sesuai ketentuan.
3. Pengisian kembali apa itu dana kas kecil
Permintaan dana untuk melakukan pengisian kembali menjadi tugas dari pemegang kas kecil. Pemegang harus menyiapkan semua daftar pengeluaran yang sudah dilakukan beserta bukti transaksinya.
Jika uang yang ada pada dana kas kecil tersebut telah mencapai batas minimumnya, maka akan dilakukan pengisian kembali. Hal itu membutuhkan dokumen pendukung sesuai dengan ketentuan perusahaan.
Dalam melakukan pencatatan pada dana kas kecil dengan metode dana tetap atau imprest fund system. Artinya dana yang diberikan dan dimiliki pad dana kas kecil selalu tetap tidak mengalami perubahan pengurangan atau penambahan dana.
Guna mengetahui sisa dana yang ada pada kas kecil, biasanya pemegang uang akan mencatatnya tersendiri. Namun pada menggunakan metode tetap ini pemegang kas tidak melakukan pencatatan pengeluaran dalam bentuk jurnal.
Selain ada metode dana tetap juga terdapat metode fluktuasi atau fluctuation fund system. Pembuatan catatan yang dilakukan oleh pemegang kas kecil dengan membuat jurnal
Sehingga buku tersebut bisa dijadikan dasar untuk melakukan pencatatan nantinya dalam buku besar. Penentuan dananya dengan jumlah tetap, sehingga jika dilakukan pengisian kembali maka dan yang diberikan tidak sama dengan pengeluarannya.
Pemeriksaan biasanya dilakukan pada akhir masa periode dengan membuat laporan atas semua transaksi yang telah terjadi. Dalam pemeriksaan, harus memberikan lampiran bukti pengeluaran kas kecil serta melakukan perhitungan sisa uangnya.
Demikianlah uraian terkait apa itu dana kas kecil yang ada pada perusahaan kecil ataupun besar. Bahwa dana kas kecil terdapat orang yang mengelolanya serta menggunakan metode sesuai ketentuan perusahaan.