6 Ciri Rapat Sudah Tidak Efektif dan Efisien, Segera Sadari!
Rapat atau musyawarah menjadi salah satu cara efektif untuk mencari kesepakatan bersama. Sekaligus mensosialisasikan suatu informasi atau program. Tujuannya agar hasil bisa dicapai dengan lebih optimal. Tapi pada situasi tertentu, rapat kerap tidak berjalan efektif dan efisien.
Namun tidak semua orang mampu memahami situasi satu ini. Bahkan masih mengadakan rapat dengan pola yang sama di kemudian hari. Padahal ini membuang waktu, energi, serta sumber daya. Apa saja ciri-ciri rapat sudah tidak efektif dan efisien? Mari cari tahu lebih lengkap.
1. Durasi waktu rapat yang terlalu lama
Tujuan dari rapat tentu mencari keputusan bersama yang efektif dan efisien. Keputusan tersebut diharapkan dapat mendorong tercapainya keberhasilan secara menyeluruh. Di satu sisi, sering kali rapat justru berjalan tidak efektif dan efisien. Ini bisa dilihat dari beberapa ciri yang tercermin.
Salah satunya mengenai durasi waktu rapat yang terlalu lama. Rapat berjalan molor dari waktu yang telah direncanakan. Baik saat memulai maupun mengakhiri. Waktu terbuang tanpa fokus pada inti pembahasan atau informasi yang disosialisasikan.
2. Antara kesepakatan dengan pelaksanaan tidak selaras
Dalam suatu lembaga atau organisasi pasti terdapat kegiatan rapat. Baik rapat rutin dalam jangka panjang maupun jangka pendek. Meskipun begitu, tidak semua rapat mampu berjalan dengan efektif dan efisien. Beberapa diantaranya merupakan rapatan penghasil yang jelas.
Di sinilah ciri jika suatu rapat sudah tidak lagi berjalan efektif dan efisien. Antara kesepakatan dengan pelaksanaan cenderung tidak selaras. Kebijakan yang disosialisasikan dengan yang menjadi pelaksanaan berbeda secara total.
3. Kurangnya agenda yang jelas
Rapat yang efektif dan efisien sangat mendukung ketercapaian tujuan secara menyeluruh. Tentu ini menjadi jalan pembuka menuju keberhasilan tim. Tapi menjadi kerugian jika rapat justru berjalan tidak efektif dan efisien. Bahkan situasi ini bisa diamati melalui ciri yang terdapat secara langsung.
Selama mengikuti kegiatan rapat, kita dihadapkan dengan kurangnya agenda yang jelas. Pembahasan yang tidak terstruktur membuat rapat berjalan tanpa arah. Peserta sering kali tidak tahu topik yang akan dibahas, sehingga rapat menjadi tidak produktif.
4. Sering terjadi repetisi informasi
Tahukah kamu apa yang menjadi salah satu tujuan dari rapat? Tentunya agar informasi dapat dipahami secara jelas dan detail. Seluruh orang yang terlibat dalam rapat mampu memahami informasi dengan perspektif yang sama. Tapi lain lagi ketika rapat justru berjalan tidak efektif dan efisien.
Dalam situasi seperti ini sering terjadi repetisi informasi. Topik yang sama terus diulang tanpa adanya keputusan atau kemajuan berarti. Ini menunjukkan bahwa diskusi tidak berhasil mencapai resolusi atau rencana tindakan yang jelas. Kebanyakan kerap terjadi kesalahpahaman di dalamnya.
5. Tidak ada keputusan atau tindak lanjut setelahnya
Sungguh disayangkan jika rapat justru berjalan tidak efektif dan efisien. Tapi orang-orang di dalamnya tidak menyadari situasi tersebut. Padahal ini akan membuang waktu sekaligus energi. Bisa dikatakan terjadi pemborosan sumber daya.
Tentu kita harus menyadari situasi satu ini sebagai upaya meminimalisir. Kita bisa diamati dari tindakan setelah kesepakatan. Setelah rapat selesai, justru tidak ada keputusan atau tindak lanjut setelahnya. Rapat yang dilaksanakan tidak membawa dampak berarti, apalagi mendorong kemajuan.
6. Rapat berjalan tanpa ada persiapan
Orang-orang yang terlibat di dalam rapat seringkali tidak menyadari jika yang dilakukan sudah tidak lagi efektif dan efisien. Tidak perlu menilai dari tolok ukur dalam skala luas. Bahkan kita bisa melihatnya secara jelas melalui persiapan yang dilakukan.
Dalam situasi demikian ini, rapat berjalan tanpa adanya persiapan. Seperti rapat yang dilakukan terlalu sering dan mendadak. Tapi tanpa diiringi perubahan signifikan atau kemajuan dalam suatu proyek. Rapat cenderung menjadi tidak produktif dan hanya mengulang informasi yang sudah diketahui.
Beberapa hal di atas merupakan ciri-ciri rapat sudah tidak efektif dan efisien. Bahkan jika kamu peka, pasti bisa mengamatinya dari hal-hal kecil dan sederhana. Seperti rapat yang dilakukan terlalu sering dan mendadak. Sampai dengan rapat dengan topik yang sama sepanjang waktu. Terlibat dalam rapat yang tidak efektif dan efisien, kita akan kehilangan waktu sekaligus kesempatan berharga.
