5 Kebiasaan yang Membantu Mengurangi Human Error di Kantor
Kesalahan kecil di tempat kerja bisa terjadi pada siapa saja. Salah memasukkan data, lupa melampirkan dokumen, keliru memahami instruksi, atau mengirim file yang belum diperiksa dapat menghambat pekerjaan dan memengaruhi proses kerja dalam tim.
Human error gak selalu terjadi karena kurangnya kemampuan. Kelelahan, terburu-buru, gangguan, dan kebiasaan kerja yang kurang teratur juga dapat meningkatkan kemungkinan terjadinya kesalahan. Karena itu, membangun sistem kerja yang lebih rapi dapat membantu mengurangi risiko tersebut.
Gak perlu menunggu sampai melakukan kesalahan besar untuk mulai memperbaiki cara kerja. Ada beberapa kebiasaan sederhana yang bisa kamu terapkan agar pekerjaan lebih terstruktur dan teliti. Berikut lima kebiasaan yang membantu mengurangi human error di kantor.
1. Biasakan membuat checklist
Ilustrasi membuat checklist (pexels.com/MART PRODUCTION) Tugas yang terdiri dari banyak langkah lebih mudah membuatmu melewatkan detail tertentu. Checklist dapat membantu memastikan setiap bagian sudah dikerjakan sebelum tugas dianggap selesai. Dengan adanya daftar tersebut, kamu gak perlu mengandalkan ingatan untuk mengingat semua tahapan pekerjaan.
Kamu bisa membuat daftar sederhana untuk pekerjaan yang dilakukan secara rutin, seperti mengirim laporan, memeriksa dokumen, atau menyiapkan presentasi. Tandai setiap langkah setelah selesai agar lebih mudah melihat bagian mana yang sudah dikerjakan dan mana yang masih perlu diperiksa.
Checklist sederhana bisa menjadi pengingat yang efektif saat pekerjaan sedang padat. Kebiasaan ini juga membantu membuat alur kerja lebih teratur sehingga risiko kesalahan akibat langkah yang terlewat dapat dikurangi.
2. Hindari mengerjakan terlalu banyak tugas sekaligus
Ilustrasi mengerjakan tugas (pexels.com/cottonbro studio) Multitasking membuat perhatian berpindah dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain. Kondisi ini dapat meningkatkan kemungkinan salah membaca informasi atau melewatkan detail penting, terutama ketika kamu sedang mengerjakan tugas yang membutuhkan ketelitian tinggi.
Cobalah menentukan prioritas dan menyelesaikan tugas secara bertahap. Kalau ada pekerjaan yang harus ditunda, catat terlebih dahulu agar kamu gak perlu terus mengingatnya di dalam kepala. Dengan begitu, perhatian bisa lebih terarah pada tugas yang sedang dikerjakan.
Fokus pada satu tugas dalam satu waktu membantu menjaga ketelitian dan konsentrasi. Setelah pekerjaan selesai atau mencapai titik yang sudah ditentukan, kamu bisa beralih ke tugas berikutnya dengan pikiran yang lebih siap.
3. Biasakan melakukan pengecekan ulang
Ilustrasi pengecekan ulang (pexels.com/ANTONI SHKRABA production) Sebelum mengirim email, dokumen, atau laporan, luangkan waktu untuk memeriksa kembali isinya. Perhatikan nama penerima, angka, tanggal, lampiran, serta informasi penting lainnya. Pengecekan sederhana ini dapat membantu memastikan gak ada detail penting yang terlewat sebelum pekerjaan sampai ke orang lain.
Untuk pekerjaan yang cukup kompleks, beri jeda sejenak sebelum melakukan pemeriksaan. Melihat kembali pekerjaan dengan pikiran yang lebih segar dapat membantu menemukan kesalahan yang sebelumnya gak kamu sadari. Kalau memungkinkan, gunakan checklist agar proses pengecekan lebih terarah dan gak ada bagian yang terlewat.
Pengecekan singkat mungkin hanya membutuhkan beberapa menit, tetapi bisa mencegah masalah yang lebih besar. Kebiasaan ini juga membantu membangun pola kerja yang lebih teliti dan membuatmu lebih percaya diri sebelum mengirimkan hasil pekerjaan.
4. Catat instruksi yang diberikan
Ilustrasi catat instruksi (pexels.com/Ivan S) Instruksi kerja yang disampaikan secara lisan mudah terlupakan, terutama ketika kamu menerima banyak informasi dalam waktu singkat. Karena itu, biasakan mencatat poin penting saat mendapatkan tugas. Kamu bisa menuliskan tenggat waktu, detail pekerjaan, prioritas, atau hal khusus yang perlu diperhatikan.
Jika ada bagian yang belum jelas, jangan ragu untuk mengonfirmasinya sebelum mulai mengerjakan. Bertanya sejak awal dapat membantu mengurangi risiko salah memahami instruksi dan membuat hasil pekerjaan lebih sesuai dengan kebutuhan. Cara ini juga menunjukkan bahwa kamu memperhatikan tanggung jawab yang diberikan.
Catatan yang rapi akan memudahkanmu ketika perlu mengingat detail pekerjaan di kemudian hari. Kamu gak perlu mengandalkan ingatan sepenuhnya karena informasi penting sudah tersimpan dan bisa diperiksa kembali saat dibutuhkan.
5. Berikan jeda saat mulai kehilangan fokus
Ilustrasi peregangan (magnific.com/freepik) Memaksakan diri terus bekerja ketika konsentrasi sudah menurun dapat meningkatkan risiko kesalahan. Jika memungkinkan, luangkan beberapa menit untuk berdiri, melakukan peregangan, minum air, atau mengalihkan pandangan dari layar. Jeda singkat dapat membantu tubuh dan pikiran kembali lebih siap untuk bekerja.
Untuk pekerjaan yang membutuhkan ketelitian tinggi, pastikan kamu juga mendapatkan waktu istirahat yang cukup. Menjaga kondisi tubuh dan pikiran merupakan bagian penting dari pekerjaan yang akurat. Saat konsentrasi mulai menurun, memberikan waktu untuk beristirahat dapat membantu mengurangi kesalahan yang sebenarnya bisa dihindari.
Human error merupakan bagian yang mungkin terjadi dalam aktivitas kerja. Namun, kamu bisa mengurangi risikonya dengan membangun kebiasaan kerja yang lebih terstruktur, seperti membuat checklist, mencatat instruksi, dan memeriksa ulang pekerjaan sebelum dikirim. Bekerja dengan teliti gak selalu berarti menghabiskan lebih banyak waktu. Sistem kerja yang rapi justru dapat membantu menghemat waktu sekaligus membuat hasil pekerjaan lebih akurat.
