9 Tahap Pengadaan Barang dalam Operasional Perusahaan

Hal pertama yang harus dilakukan dalam proses pengadaan barang, yaitu menganalisis kebutuhan perusahaan. Setiap divisi perusahaan umumnya memiliki kebutuhan yang berbeda.

Tim pengadaan selanjutnya akan melakukan analisis terhadap kebutuhan yang telah diajukan setiap divisi untuk kemudian diputuskan barang dan jasa yang diutamakan pembeliannya pada periode tersebut. Hal itu karena tidak semua barang akan disetujui pembeliannya.

Setelah diputuskan daftar barang yang akan dibeli, tim pengadaan akan mengajukan daftar tersebut ke tim manajemen. Pihak menajemen selanjutnya akan meninjau kebenaran daftar tersebut sesuai kebutuhan perusahaan.

Setelah ditinjau, pihak manajemen akan meneruskan kembali daftar tersebut ke tim pengadaan barang untuk melanjutkan proses ke tahap tender.

Pada tahap selanjutnya, tim pengadaan barang akan melakukan pembukaan tender pada supplier dan vendor yang ada untuk mendapatkan penyedia barang yang paling cocok dengan kebutuhan perusahaan. Pemilihan supplier dan vendor umumnya mempertimbangkan soal harga dan kualitas produk yang ditawarkan. 

Tim pengadaan kemudian melakukan analisis terhadap harga dan kualitas produk yang ditawarkan vendor. Tentunya analisis dilakukan dengan mengacu pada kebutuhan perusahaan. Dari proses analisis ini, pilihan vendor dan supplier akan dikerucutkan untuk nantinya dipilih yang paling tepat. 

Hal selanjutnya yang dilakukan setelah pengerucutan vendor dan suplier, yaitu meminta pihak yang lolos untuk memberikan penawaran. Penawaran yang diberikan mulai dari awal saat tahap tender, hingga penawaran-penawaran baru untuk menarik minat perusahaan.

Setelahnya, akan terjadi proses negosiasi antara vendor dengan perusahaan sehingga perusahaan bisa menilai lebih jauh pihak vendor atau supplier mana yang paling cocok untuk dijadikan pihak penyedia barang. Vendor atau suplier paling tepat dan paling menguntungkan perusahaan akan dipilih untuk masuk ke tahap selanjutnya. 

Tahap selanjutnya adalah membuat purchase order (PO), yaitu bukti atau dokumen pembelian barang dalam transaksi. Nota pembelian dapat bersifat jangka pendek, atau hanya untuk satu kali transaksi, maupun berupa kontrak jangka panjang untuk menjalin kerjasama dalam waktu yang lebih lama.

Dokumen ini harus disetujui kedua belah pihak sebelum proses jual beli terjadi. Tim pengadaan juga perlu memastikan dokumen ini dengan seksama agar tidak terjadi kekeliruan.

Setelah transaksi jual beli dilakukan, pesanan akan segera diproses dan dikirim sesuai jadwal. Saat barang datang, pastikan untuk mengecek kualitas dan kuantitas barang untuk memastikan kesesuaiannya dengan kesepakatan awal.

Jika barang yang datang tidak sesuai, baik dari segi kualitas maupun kuantitas, tim pengadaan bisa mengajukan komplain ke pihak vendor atau supplier.

Proses terakhir yang dilakukan, yaitu pembayaran. Setelah barang diterima, supplier akan mengirimkan invoice ke perusahaan untuk selanjutnya dilakukan pembayaran sesuai jumlah yang tertera dalam kesepakatan. Pastikan setiap pembayaran disertai dengan bukti pembayaran yang jelas dan terverifikasi.