5 Hal Penting tentang Petty Cash yang Wajib Dipahami Pemilik Usaha
- Petty cash digunakan untuk pengeluaran kecil dan mendadak, membantu fleksibilitas usaha sehari-hari.
- Petty cash tidak boleh digunakan untuk biaya operasional besar, agar kontrol keuangan tetap terjaga.
- Sistem imprest membantu pengelolaan petty cash lebih rapi dengan jumlah dana tetap dan pencatatan konsisten.
Sebagai pemilik usaha, kamu pasti sering berhadapan dengan pengeluaran kecil yang muncul tiba-tiba. Biaya seperti beli alat tulis tambahan, ongkos transport singkat, sampai konsumsi rapat kecil sering kali gak efektif kalau harus dibayar lewat transfer atau kartu. Situasi inilah yang membuat petty cash jadi solusi praktis.
Meski nilainya kecil, pengelolaannya tetap perlu dipahami dengan benar. Kesalahan mengatur petty cash bisa berdampak ke pencatatan keuangan usaha. Karena itu, penting bagi kamu untuk memahami konsep ini secara menyeluruh sebelum menerapkannya.
1. Petty cash berfungsi untuk pengeluaran kecil dan mendadak
Petty cash merupakan uang tunai yang sengaja disiapkan bisnis untuk membayar kebutuhan kecil yang tak terduga. Dana ini biasanya digunakan saat transaksi harus dilakukan cepat tanpa prosedur pembayaran yang rumit. Contohnya ketika kamu perlu membeli perlengkapan kantor tambahan secara mendadak atau menyediakan konsumsi sederhana untuk klien.
Penggunaan petty cash membantu usaha tetap fleksibel dalam situasi operasional sehari-hari. Proses reimbursement karyawan bisa dipersingkat karena dana sudah tersedia. Cara ini juga mengurangi hambatan kerja ketika kebutuhan kecil muncul di luar rencana. Meski terlihat sepele, keberadaan petty cash sangat membantu kelancaran aktivitas usaha.
2. Petty cash gak boleh digunakan untuk biaya operasional besar
Petty cash bukanlah dana serbaguna untuk semua jenis pengeluaran bisnis. Dana ini gak disarankan dipakai untuk pembelian besar seperti perawatan peralatan kantor atau belanja persediaan dalam jumlah banyak. Kebutuhan tersebut lebih tepat dibayar melalui transfer, cek, atau kartu kredit bisnis.
Pembatasan penggunaan petty cash bertujuan menjaga kontrol keuangan tetap rapi. Jika dana kecil dipakai untuk pengeluaran besar, pencatatan keuangan bisa menjadi kacau. Risiko kehilangan uang juga meningkat karena transaksi tunai sulit dilacak. Dengan aturan jelas, kamu bisa memastikan petty cash tetap berfungsi sesuai tujuan awalnya.
3. Sistem imprest membantu pengelolaan petty cash lebih rapi
Pengelolaan petty cash umumnya menggunakan sistem imprest, yaitu metode dengan jumlah dana tetap. Saat dana dibentuk, kamu menentukan nominal awal lalu mencatatnya dalam pembukuan. Setelah digunakan, sisa uang ditambah bukti transaksi harus selalu sesuai dengan jumlah awal dana.
Sistem ini memudahkanmu memantau arus keluar uang tunai. Setiap pengeluaran dicatat dalam jurnal khusus sehingga transparansi tetap terjaga. Proses pengisian ulang dana dilakukan ketika jumlahnya mencapai batas tertentu. Cara ini membantu usaha tetap disiplin dalam mencatat pengeluaran kecil.
4. Bukti transaksi dan pencatatan wajib dilakukan secara konsisten
Setiap penggunaan petty cash harus disertai bukti transaksi seperti struk atau nota. Bukti ini disimpan bersama dana untuk memudahkan pengecekan. Langkah ini penting agar kamu bisa memastikan uang digunakan sesuai kebutuhan bisnis.
Pencatatan rutin membantumu menyesuaikan laporan keuangan secara akurat. Dana petty cash tetap dianggap sebagai bagian dari pengeluaran usaha. Informasi ini nantinya masuk ke laporan keuangan seperti neraca. Dengan pencatatan konsisten, kamu bisa menjaga kesehatan finansial bisnis secara menyeluruh.
5. Pengelolaan petty cash bisa didelegasikan ke satu penanggung jawab
Jika usaha memiliki beberapa karyawan, kamu bisa menunjuk satu orang sebagai pengelola petty cash. Peran ini sering disebut sebagai custodian atau penanggung jawab dana. Tugasnya mencakup menyimpan uang, mencatat pengeluaran, serta menyetujui pengembalian dana.
Pendelegasian membantumu menghemat waktu dan tetap menjaga kontrol. Penanggung jawab juga bisa mencatat siapa saja yang menerima dana serta alasan penggunaannya. Catatan ini berguna untuk mendeteksi pola pengeluaran yang tidak biasa. Dengan sistem yang jelas, risiko penyalahgunaan dana bisa ditekan.
Petty cash memang terlihat sederhana, tapi pengaruhnya besar bagi kelancaran operasional usaha. Pemahaman yang tepat dapat membantumu menghindari kesalahan pencatatan dan penggunaan dana.
Aturan jelas, pencatatan rapi, serta pengelolaan disiplin membuat petty cash bekerja optimal. Ketika dikelola dengan baik, dana kecil ini justru memberi dampak besar pada efisiensi bisnis kamu.
