Etika Mengikuti Rapat di Acara Formal, Jangan Lakukan Ini!

Menurut penulis Luke Daugherty, dilansir situs Rev, gak ada yang lebih penting dari persiapan matang saat menghadapi rapat formal. Baik kamu jadi pemimpin rapat atau cuma peserta biasa, datang dengan persiapan yang matang jadi tanda menghargai dan keterlibatan aktif. Sebelum rapat dimulai, pastikan udah meninjau semua materi yang dibutuhkan, menyiapkan catatan soal proyek yang sedang dikerjakan, dan paham betul topik apa saja yang bakal dibahas.

Kalau rapat digelar secara virtual, jangan lupa cek pengaturan teknis beberapa menit sebelum acara dimulai. Mulai dari kamera, mikrofon, sampai background agar gak ada kejadian memalukan yang mengganggu jalannya rapat. Selain itu, pastikan juga kamu mengikuti dress code yang berlaku karena berpakaian terlalu santai bisa dianggap gak serius. Sementara terlalu formal justru bisa terkesan berlebihan buat budaya rapat di kantor atau acara tersebut.

Saat rapat berlangsung, godaan buat memikirkan hal lain, mulai dari project lain yang menumpuk sampai urusan pribadi memang selalu ada. Tapi Luke Daugherty menekankan pentingnya fokus penuh dan mendengarkan secara aktif apa yang sedang dibahas. Sambil sesekali bertanya atau menanggapi poin-poin penting biar pikiran tetap 'hadir' di momen tersebut, apalagi kalau kamu yang jadi pemimpin rapat.

Selain itu, jaga kontak mata saat berbicara maupun mendengarkan karena ini jadi tanda perhatian dasar yang membantu membaca hal-hal yang gak terucap dari lawan bicara. Perhatikan juga bahasa tubuh dan kebiasaan nonverbal lainnya, seperti hindari terus-terusan cek ponsel atau memalingkan pandangan. Hal-hal kecil ini bisa memberi kesan kamu gak sepenuhnya terlibat. Sebaliknya, duduk tegak, mengangguk sesekali, dan menunjukkan ekspresi antusias jadi cara sederhana buat memperlihatkan kamu benar-benar terlibat dalam rapat tersebut.

Selain soal persiapan dan fokus, ada beberapa kebiasaan kecil yang justru sering bikin kesan profesional jadi berkurang. Menurut Vindy Lee, content creator sekaligus Certified Etiquette Trainer, ada beberapa hal yang wajib dihindari saat berada di tengah rapat formal. Ia membagikan ini lewat akun Instagram resminya.

"Kalau menggunakan kursi yang bisa diputar, jangan sering main-main kursi. Jangan terlalu bersuara, seperti makan. Ketiga, jangan flipping kertas yang membuat berisik atau memainkan pulpen. Karena kita lagi meeting, harus menunjukkan profesionalisme."

Menurut Vindy, hal-hal kecil kayak gini penting diperhatikan karena kita gak cuma merepresentasikan diri sendiri, tapi juga perusahaan tempat kita bekerja. Jangan lupa juga buat menjaga postur tubuh tetap baik karena ini jadi bagian penting dari profesionalisme selama rapat berlangsung.

Itu dia beberapa etika yang wajib kamu ketahui saat sedang mengikuti rapat yang formal. Jangan lupa diterapkan, ya!