Bagan Organisasi: Pengertian, Fungsi dan Jenisnya

Selanjutnya memahami bagan organisasi yakni diagram yang menunjukkan struktur internal atau posisi jabatan karenanya disebut juga struktur organisasi. Bagan organisasi memberi gambaran yang dapat menjelaskan peran, tanggung jawab, dan hubungan antar individu dalam suatu lembaga atau organisasi.

Definisi lain dari struktur organisasi adalah “Sistem yang digunakan untuk mendefinisikan hierarki dalam suatu organisasi. Ini mengidentifikasi setiap pekerjaan, fungsinya dan ke mana ia melapor ke dalam organisasi. ” 

Sebuah struktur organisasi tidak baku melainkan dapat dikembangkan sesuai kebutuhan pelaksanaan organisasi bersangkutan. Karenanya ada banyak jenis struktur organisasi yang masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Berikut jenis-jenis bagan organisasi yang paling umum digunakan:

1. Bagan Organisasi Vertikal (Hierarki): Menampilkan struktur dari tingkat paling atas hingga paling bawah dengan garis komando yang jelas.

2. Bagan Organisasi Horizontal (Datar): Mengurangi jumlah level manajemen dan menonjolkan kolaborasi antar karyawan.

3. Bagan Organisasi Matriks: Menggabungkan dua struktur sekaligus sehingga karyawan dapat memiliki lebih dari satu atasan, biasanya berdasarkan fungsi dan proyek.

4. Bagan Organisasi Fungsional: Mengelompokkan peran berdasarkan fungsi pekerjaan seperti pemasaran, keuangan, SDM, atau operasional.

5. Bagan Organisasi Divisional: Dibagi berdasarkan produk, wilayah, atau lini bisnis, dengan setiap divisi memiliki tim lengkap.

6. Bagan Organisasi Tim atau Proyek: Menunjukkan pembentukan tim khusus yang bekerja pada tugas atau proyek tertentu dengan struktur yang fleksibel.

7. Bagan Organisasi Jaringan: Menggambarkan hubungan antara perusahaan inti dengan mitra eksternal, vendor, atau organisasi lain yang terhubung dalam operasi bisnis.

Sebenarnya apakah penting menggambarkan hierarki atau kedudukan setiap orang dalam organisasi pada sebuah bagan organisasi?

Dikutip dari Gill Corkindale dari Harvard University, “Desain dan struktur organisasi yang buruk menghasilkan kontradiksi yang membingungkan: kebingungan dalam peran, Kurangnya koordinasi antar fungsi, kegagalan untuk berbagi ide, dan pengambilan keputusan yang lambat membuat manajer menjadi kompleks, stres dan konflik.”

Artinya, bagan organisasi berperan penting dalam jalannya organisasi untuk menghindari dari kebingungan peran. Sebab bagan organisasi memberikan informasi posisi setiap orang, tugas dan tanggung jawabnya hingga pada siapa ia harus melaporkan tugasnya.

Pada akhirnya, penting untuk memperbaiki struktur organisasi grup agar tujuannya berhasil, berikut gambaran pentingnya bagan organisasi:

• Menjelaskan tanggung jawab tiap orang atau anggota dalam organisasi. 
• Menjelaskan kedudukan dan koordinasi agar mempermudah alur komunikasi antar tim.
• Menjelaskan jalur hubungan antar individu dalam organisasi agar proses kerja lebih efisien.
• Melihat porsi pimpinan dalam pengendalian dan pengawasan pada karyawan.
• Elemen Bagan Organisasi

Bagan organisasi yang baik dapat menggambarkan secara luas seluruh bagian perusahaan hingga ke tiap departemen atau unit tertentu. Dapat disimpulkan bagan organisasi memiliki beberapa fungsi penting sebagai berikut:

1. Struktur memungkinkan komunikasi lebih baik

Komunikasi sangat penting dalam kesuksesan sebuah organisasi. Dengan struktur organisasi yang dirancang dengan jalur komunikasi yang jelas, dapat membantu meningkatkan komunikasi yang baik. Misalkan antardepartemen yang saling berkaitan seperti departemen perencanaan dan analis keuangan, keduanya berkomunikasi serta melapor pada Kepala Pejabat Keuangan dan Pejabat Pemasaran.

2. Hubungan pelaporan yang jelas

Setiap orang dalam organisasi perlu memahami hubungan pelaporan yang jelas agar juga memahami tanggung jawab masing-masing serta kepada siapa harus bertanggung jawab. Hubungan yang jelas membantu setiap pihak menjalankan tugasnya.

Bagi atasan, dapat memudahkan untuk mengawasi kinerja setiap orang yang ada di bawahnya, sedangkan bagi karyawan, memudahkan untuk mengetahui kepada siapa akan meminta arahan atau bantuan. Selain itu, setiap orang dapat menyadari posisi dan kewenangannya, sehingga tidak melampaui batas dan mengganggu posisi satu sama lain.

3. Pertumbuhan dan ekspansi

Perusahaan atau organisasi dapat berkembang dengan pesat jika setiap posisi ditempati oleh orang-orang yang tepat. Inilah fungsi bagan atau struktur organisasi untuk mengatur bagaimana perusahaan memanfaatkan sumber daya yang dimiliki secara tepat dalam hal mengatur ini merupakan bakat manajemen.

Struktur dapat menunjukkan titik lemah dalam tim sebuah organisasi, sebab struktur yang baik menempatkan orang yang tepat pada posisi yang tepat. Seiring waktu struktur organisasi dapat mengalami perubahan baik pengembangan maupun perampingan sesuai dengan kebutuhan.

4. Efisiensi dalam penyelesaian tugas

Dengan rancangan struktur organisasi yang baik untuk memfasilitasi penyelesaian proyek, membantu manajer proyek mengidentifikasi sumber daya manusia yang tersedia untuk menjalankan tanggung jawab masing-masing departemen. 

Tentu pembentukan tim juga perlu mengukur kemampuan setiap anggota tim agar berada di posisi yang tepat. Manajer proyek yang dalam hal ini mengatur kebutuhan tim dan menempatkan sesuai keahliannya.

5. Mengetahui apa yang salah

Ketika sebuah proyek atau pekerjaan sebuah organisasi berjalan dengan buruk, bisa diperiksa sebab kemungkinan besar organisasinya terstruktur dengan buruk. Misalkan pekerjaan tidak sesuai target, selesai melewati tenggat waktu dan sebagainya.

Bisa jadi karena tugas yang diberikan tidak pada porsinya sehingga saling bertentangan dengan manajer yang lain.

6. Menyesuaikan kebutuhan perusahaan

Setiap perusahaan atau organisasi bisa memiliki struktur berbeda sesuai kebutuhan perusahaan, maka struktur harus dibuat untuk memenuhi kebutuhan, baik penataan, pengembangan dan lain sebagainya. Jadi, tidak bisa semua organisasi dianggap sama karena sumber daya yang dibutuhkan tiap industri bisa berbeda.

Demikian tentang bagan organisasi, pengertian hingga fungsinya bagi perusahaan. Struktur organisasi yang baik sangat mempengaruhi keberhasilan kerja-kerja dalam sebuah organisasi.