Quotation adalah surat penawaran harga resmi yang dikirimkan oleh penjual kepada calon pembeli sebelum transaksi disepakati. Ketika seorang calon pelanggan tertarik pada suatu produk atau layanan, mereka biasanya akan meminta rincian biaya sebelum mengambil keputusan akhir, sehingga penjual perlu menyediakan dokumen quotation.
Agar kamu lebih paham, mari simak pembahasan lengkap mengenai quotation berikut ini.
Secara sederhana, quotation (atau sering juga disebut sebagai sales quote, quote, maupun sales quotation) adalah surat penawaran harga resmi yang dikirimkan oleh penjual kepada calon pembeli sebelum transaksi disepakati. Dokumen ini memuat rincian spesifikasi produk atau jasa, nominal harga, batas waktu berlakunya penawaran, serta metode pembayaran.
Perlu dicatat bahwa quotation bukanlah kontrak yang mengikat secara hukum atau alat pembayaran sah, melainkan media negosiasi awal agar kedua belah pihak sepakat mengenai nilai transaksi secara transparan. Jika calon pembeli menyetujui isi penawaran tersebut, mereka biasanya akan menerbitkan purchase order (PO) sebagai konfirmasi pemesanan.
Berdasarkan penggunaannya dalam operasional bisnis, quotation umumnya dibagi menjadi tiga jenis utama, yaitu:
Estimate Quotation: Dokumen penawaran yang hanya berisi perkiraan harga sementara untuk memberikan gambaran kepada klien tanpa ada ketetapan mutlak. Jenis ini memberikan fleksibilitas bagi penjual untuk mengubah rincian harga jika ada penyesuaian kebutuhan di tengah jalan.
Fixed Price Breakdown: Kebalikan dari estimate, jenis ini mencantumkan harga tetap yang sudah bulat dan tidak dapat diubah lagi. Klien dapat langsung mengetahui nominal pasti yang wajib dibayarkan.
Request for Quotation (RFQ): Dokumen atau respons yang dibuat oleh penyedia barang/jasa berdasarkan permintaan spesifik dari calon pembeli guna mencarikan solusi penawaran terbaik sesuai kebutuhan mereka.
Agar informasi yang disampaikan jelas dan mudah dipahami oleh calon pembeli, sebuah dokumen quotation yang baik harus memuat beberapa komponen penting berikut:
Nomor Dokumen: Berfungsi sebagai identitas unik untuk mempermudah pelacakan arsip dan administrasi perusahaan.
Tanggal Terbit: Menunjukkan waktu kapan dokumen penawaran tersebut resmi dikeluarkan.
Batas Waktu Berlaku (Validity Period): Menentukan tenggat waktu atau masa kedaluwarsa agar klien tahu sampai kapan harga penawaran tersebut valid.
Identitas Perusahaan (Penjual): Memuat nama, alamat, email, nomor telepon, hingga nomor registrasi bisnis pihak penjual.
Identitas Pelanggan: Mencakup data lengkap calon pembeli yang menerima dokumen penawaran.
Rincian Produk atau Jasa: Penjelasan spesifikasi barang atau layanan yang ditawarkan secara transparan.
Kuantitas dan Harga Satuan: Jumlah item yang dipesan beserta harga per unitnya, termasuk rincian biaya tambahan atau pajak transaksi (seperti PPN jika ada).
Total Penawaran: Nominal keseluruhan biaya yang harus dibayarkan.
Syarat dan Ketentuan Pembayaran (Term of Payment): Menjelaskan metode pembayaran yang disepakati (apakah memerlukan DP, pelunasan di muka, atau di akhir) beserta estimasi waktu pengerjaan atau pengiriman barang.
Membuat dokumen quotation memerlukan ketelitian agar proses negosiasi dengan klien berjalan lancar. Berikut adalah tahapan umum dalam membuatnya:
Gunakan template profesional: Siapkan format atau templat dokumen standar perusahaan yang rapi dan mudah dibaca.
Cantumkan identitas secara lengkap: Masukkan informasi perusahaan Anda secara jelas di bagian atas, diikuti dengan data calon klien.
Tuliskan nomor dan tanggal secara konsisten: Berikan nomor referensi dokumen yang urut agar mudah dilacak saat bertransisi menjadi purchase order atau invoice.
Rinci produk dan harga dengan jelas: Masukkan deskripsi barang, jumlah, harga satuan, hingga total biaya tanpa ada asumsi yang ambigu.
Sertakan syarat dan ketentuan (term & condition): Tuliskan masa berlaku penawaran, ketentuan pembayaran, serta estimasi waktu pengiriman agar arus kas dan operasional tetap aman.
Agar kamu terbayang bagaimana bentuk dokumen dan isi quotation, Berikut adalah format contoh quotation:
PT MAJU SEJAHTERA ABADI Jl. Jendral Sudirman Kav. 45, Jakarta Selatan Email: info@majusejahtera.com | Telp: (021) 555-8899
SURAT PENAWARAN HARGA (QUOTATION) No. Dokumen: QT/2026/10/001 Tanggal Terbit: 15 Oktober 2026 Masa Berlaku: Hingga 30 Oktober 2026
Kepada Yth: PT Citra Mandiri Berkarya Jl. Asia Afrika No. 12, Bandung
Rincian Penawaran:
Jasa Pembuatan Website Company Profile (1 Paket) - Harga Satuan: Rp 7.500.000 - Total: Rp 7.500.000
Domain & Hosting Premium (1 Tahun) (1 Unit) - Harga Satuan: Rp 1.500.000 - Total: Rp 1.500.000
Total Keseluruhan: Rp 9.000.000
Syarat dan Ketentuan:
Pembayaran dilakukan dengan sistem termin: DP 50% di awal dan pelunasan 50% setelah proyek selesai.
Pengerjaan memakan waktu estimasi 14 hari kerja setelah DP diterima.
Halaman penawaran ini disusun untuk disetujui bersama sebagai acuan kerja sama awal.
Itulah pembahasan lengkap mengenai quotation mulai dari pengertian, komponen, jenis, dan cara membuatnya. Semoga informasinya bermanfaat!