Dokumen: Pengertian, Jenis dan Fungsinya

Kamus Besar Bahasa Indonesia mendeskripsikan dokumen menjadi 3 pengertian yaitu:

1. Surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan. Seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian.
2. Barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos.
   Rekaman suara, gambar dalam film, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan.
3. Sehingga dapat disimpulakn dokumen adalah sebuah benda yang didalamnya meliputi keterangan-keterangan atau data, dibuat oleh seseorang yang memiliki kepentingan tesebut.

Namun dalam perkembangannya definisi dokumen sendiri memiliki banyak perkembangan yang disesuaikan oleh kebutuhan dan bentuk fisiknya.

Dokumen memiliki banyak peran penting dalam semua sektor, bahkan sebuah dokumen dianggap sangat penting karena keterbatasan dari manusia itu sendiri. Misalnya pada sektor hukum, dokumen informasi kejahatan seseorang merupakan hal penting yang tidak boleh rusak sedikit pun.

Oleh karenanya banyak sekali dokumen yang diperlakukan sangat khusus. Bahkan jika kamu ingin mengirimnya melalui ekspedisi pengiriman dokumen tersebut harus di asuransikan karena “harga” dari dokumen tersebut sangatlah mahal.

Contohnya adalah dokumen MOU antara perusahaan, dokumen kelulusan, dokumen kelahiran, dokumen kepemilikan kendaraan, dan dokumen lain yang bersifat “mahal” karena fungsinya. Maka dari itu dokumen memiliki beberapa jenis yang dibedakan oleh beberapa faktor, salah satu faktornya berdasarkan fungsi dokumen tersebut.

Dokumen yang di definisikan oleh Kamus Kepegawaian adalah semua catatan tetulis, baik tercetak ataupun tidak tercetak. Dan seluruh benda yang memiliki keterangan-keterangan terpilih untuk disusun, disediakan, dikumpulkan, atau untuk disebarkan.

Dokumen dibedakan dari fungsi dokumen itu sendiri, yang artinya setiap dokumen satu dengan yang lain memiliki fungsi yang berbeda. Penjelasan sebagai berikut:

1. Dinamis

Fungsi dokumen yang digunakan secara langsung pada sebuah kegiatan atau proses pengakhiran pekerjaan di kantor. Dokumen jenis dinamis memiliki tiga macam fungsi yaitu dokumen dinamis aktif, dokumen dinamis semi aktif, dan dokumen aktif.

2. Statis

Fungsi dokumen yang dipergunakan secara tidak lansung pada sebuah proses penyelesaian pekerjaan kantor.

1. Literer

Fisik dokumen yang dihasilkan dari dicetak,  ditulis, direkam atau digambar yang disimpan seluruhnya pada perpustakaan. Misalnya buku, majalah, dan film. 

2. Korporil

Fisik dokumen yang berupa benda yang memiliki nilai historis, atau benda bersejarah yang berada pada museum. Contoh patung, keris kuno, dan pakaian adat.

3. Privat 

Fisik dokumen yang berbentuk surat atau arsip, jenis dokumen ini menyimpan dokumen dalam bentuk pengarsipan. Misal surat berharga, surat dinas, dan lainnya.

1. Pribadi

Kepentingan dokumen yang berisi tentang informasi kepentingan perorangan. Seperti KTP, Ijasah, Paspor, SIM, dan dokumen pribadi lainnya.

2. Niaga

Kepentingan dokumen yang berkaitan dengan perniagaan atau transaksi jual beli. Dokumen jenis ini bisa dapat dijadikan alat penukaran. Seperti Cek, Obligasi, kuitansi, saham, dan lainnya.

3. Sejarah

Kepentingan dokumen yang memiliki keterkaitan pada sesuatu peristiwa penting di masa lalu. Dokumen tersebut dapat berupa catatan, fosil, flm, autobiografi, dan lainnya.

4. Pemerintah

Kepentingan dokumen yang berisi tentang kepentingan ketatanegaraan pemerintahan Indonesia. Dokumen tersebut biasanya akan dijadikan alat bukti kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah.

1. Primer

Dokumentasi dokumen yang berisi informasi dari hasil-hasil penelitian secara langsung dari sumbernya. Seperti laporan, disertasi, paten penelitian

2. Sekunder

Dokumentasi dokumen yang berisi informasi literatur primer, yang memiliki sebutan lain yaitu dokumen bibliografi. Contoh majalah indeks, kamus, bibliografi, dan lainnya.

3. Tersier

Dokumentasi dokumen yang berisi informasi literatur sekunder. Contoh teks, panduan literature, buku, dan lainnya.

Tidak semua lembaran kertas,  tumpukan buku, dan file-file yang berserakan di komputer merupakan dokumen. “benda” dapat dikatakan sebagai dokumen bila memenuhi beberapa ciri sebagai berikut:

1. Memberikan informasi kepada seluruh pihak yang terkait
2. Membantu pihak terkait mengambil  keputusan 
3. Memiliki nilai hukum hingga layak dijadikan bahan bukti
4. Memberikan petunjuk untuk menyudahi sebuah masalah, atau pedoman menyelesaikan pekerjaan
5. Membantu proses penyelesaian pekerjaan di kantor

Dalam penerapannya dokumen memiliki fungsi dan kegunaan yang umumnya adalah :

1. Alat komunikasi antara penerima dokumen
2. Bukti sebuah pekerjaan yang telah dikerjakan atau telah dilakukan
3. Sebagai data pendukung yang meringankan sebuah permasalahan
4. Sebagai data pendukung untuk proses kiriman kargo
5. Menjaga dokumen agar keasliannya tidak rusak
6. Alternatif penyimpanan dari sebuah dokumen 

Fungsi dan kegunaan dokumen sebenarnya masih banyak lagi tidak terbatas dari yang disebutkan di atas. Dokumen selalu dibutuhkan dalam setiap aspek kehidupan, seperti kelahiran, pernikahan, bahkan sampai kepada kematian dokumen tetap memiliki fungsi dan kegunaan.

Demikianlah infomrasi mengenai dokumen. Dokumen merupakan benda yang tidak pernah bisa lepas dari kehidupan manusia di dunia ini, segala kegiatan memerlukan dokumen sebagai penunjang untuk melancarkan segala kegiatan tersebut.